Frequently Asked Questions (FAQ)



  1. Kann ich Daten aus meinem bisherigen System in MGVO importieren?
  2. In welcher Form kann ich mir das System und seine Funktionalitäten anschauen?
  3. Wie erfolgt der Ablauf bei Kündigungen und weshalb gibt es einen eigenen Menüeintrag 'Kündigungen'?
  4. Muss ich die Erstellung der Lastschriften regelmäßig per Hand anstoßen?
  5. Für welche Fälle brauche ich die manuelle Abrechnung?
  6. Aus welchem Grund werden die Abrechnungsdaten per E-Mail versendet?
  7. Können mehrere Gruppen des Vereins ihre Mitglieder unabhängig voneinander pflegen?
  8. Wie verfahre ich, wenn ein Mitglied durch Tod ausscheidet?
  9. Weshalb berechnet das System bei einem neu eingetretenen Mitglied nicht den gesamten Jahresbeitrag?
  10. Die Anwendung verlangt den Einsatz von Javascript und Cookies. Gehe ich damit ein Sicherheitsrisiko ein?
  11. Welche Vorraussetzungen muss mein PC zur Nutzung des Systems haben?
  12. Kann ich die Daten selbst sichern?
  13. Gibt es eine Speicherplatzbeschränkung?
  14. Ich habe neue Dokumentarten hinzu gefügt und bekomme sie beim Hinzufügen der Dokumente nicht angezeigt. Was tun?
  15. Wie bilde ich passive Mitglieder im System ab?
  16. Im Browser erscheint die Meldung "Diese Website möchte das folgende Add-On ausführen: "MSXML 5.0" von Microsoft Corporation.". Ist das gefährlich, dies zu bestätigen?
  17. Die monatliche Abrechung ist bereits gelaufen und ich musste noch Änderungen an Bankverbindungen usw. vornehmen oder die zugesandte SEPA-Dateien stehen nicht mehr zur Verfügung. Wie kann ich mir (korrigierte) SEPA-Dateien (erneut) zusenden lassen?
  18. Ich habe versehentlich bei der Simulation Beitragsbuchung die Häkchen gesetzt und auf Buchen gedrückt. Wie kann ich dies rückgängig machen?
  19. Wie lege ich ein neues Geschäftsjahr an und wie bekomme ich die Anfangsbestände in die Konten?
  20. In der Fußzeile der Briefe fehlen die Angaben über IBAN und BIC unseres Vereins. Wie kann ich dies ändern?
  21. Mitglieder und Geschäftspartner melden, dass MGVO-Mails bei ihnen nicht angekommen seien. Weshalb ist das so und was kann ich dagegen tun?


  1. Kann ich Daten aus meinem bisherigen System in MGVO importieren?
    Den Datenimport können Sie selbst in einem sehr flexiblen Zweischrittverfahren vornehmen. Beachten Sie bitte, dass Systemeinstellungen vor dem Import notwendig sind. Bitte lesen Sie hierzu das Kapitel Datenübernahme und folgende für das detaillierte Vorgehen. Wir bieten Ihnen an, die Systemeinrichtung, sowie die Datenübernahme für Sie duchzuführen. Details hierzu finden Sie in der Preisliste.
  2. In welcher Form kann ich mir das System und seine Funktionalitäten anschauen?
    Hierfür steht ein Demozugang bereit. Es handelt sich um ein komplett eingerichtetes System, in dem Sie beliebig testen können. Die Testdaten werden täglich zurück gesetzt.
  3. Wie erfolgt der Ablauf bei Kündigungen und weshalb gibt es einen eigenen Menüeintrag 'Kündigungen'?
    Für die Abwicklung von Kündigungen ist ein eigener, kleiner Workflow (halbautomatischer Arbeitsablauf) vorgesehen. Bitte schauen Sie Details unter Kündigungen nach.
  4. Muss ich die Erstellung der Lastschriften regelmäßig per Hand anstoßen?
    Nein, am 3. jeden Monats laufen automatisch Abrechnungsprogramme, die Beiträge berechnen und auf den Mitgliederkonten belasten sowie Lastschriften im SEPA-Format erstellen. Das Ergebnis der Programm wird dem für das Mitgliederwesen Verantwortliche (Einstellbar ind den allg. Parametern) zugesandt.
  5. Für welche Fälle brauche ich die manuelle Abrechnung?
    Beispielsweise bei der Abrechnung einer Veranstaltung. Verbräuche und Kartenverkäufe von Veranstaltungen werden bei der Abrechnung der Veranstaltung in die Mitgliederkonten übertragen. Um diese Beträge von den Beitragseinzügen zu trennen, kann eine manuelle Abrechnung ausgeführt werden.
  6. Aus welchem Grund werden die Abrechnungsdaten per E-Mail versendet?
    Bei einer automatischen Abrechnung werden die Daten nachts generiert und stehen damit beim nächsten Mailabruf gleich zur Verfügung, ohne dass man sich in das System einwählen muss. Es ist also eine Komfortfunktion.
    Bei der Betreuerabrechnung dient das Versenden der SEPA-Datei auch dazu, den Schritt des Überweisens mittels des E-Mails anzustoßen. Damit soll verhindert werden, dass die eigentliche Überweisung nach Bestätigung des Überweisungsbetrages nicht vergessen wird.
  7. Können mehrere Gruppen des Vereins ihre Mitglieder unabhängig voneinander pflegen?
    Es ist eine der großen Stärken des Systems, dass mehrere Personen, z.B. aus mehreren unabhängigen Gruppen des Vereins, unabhängig voneinander die Mitgliederdaten ihrer Gruppen pflegen. Falls es hierbei Überschneidungen gibt, also ein Mitglied in mehreren Gruppen aktiv ist, können die Gruppen davon profitieren, dass eben nur ein Mitglieder-Stammsatz existiert und gepflegt werden muss. Durch die zentrale Speicherung der Daten haben alle Benutzer des Systems den gleichen, aktuellen Datenstand zur Verfügung.
  8. Wie verfahre ich, wenn ein Mitglied durch Tod ausscheidet?
    Um jegliche weitere Korrespondenz und Abbuchungen zu vermeiden, sollte das Mitglied gelöscht werden.
  9. Weshalb berechnet das System bei einem neu eingetretenen Mitglied nicht den gesamten Jahresbeitrag?
    Das System berechnet immer einen zeitanteiligen Jahresbeitrag, also wieviel Monate noch von dem aktuellen Beitragsjahr übrig bleiben und berechnet nur noch den Beitrag für die verbleibenden Monate.
    Falls dies nicht gewünscht wird, muss das "berechnet-bis" Datum der Gruppen auf Anfang des Beitragsjahres zurück datiert werden. Bei der Neueingabe eines Mitglieds kann dies mit Hilfe des Feldes "Zahlung-ab" erreicht werden. Das System übernimmt in diesem Fall das Datum zur Berechnung der "berechnet-bis" Felder der betreffenden Gruppen, wobei das Datum im "Zahlung-ab" Feld kleiner als Das Eintrittsdatum sein kann.
    Beispiel: Neueingabe des Mitglieds. Eintritt: 1.6.2010, Zahlung-Ab: 1.1.2010. Das System trägt automatisch in die Gruppen-"Eintritt"-Felder "1.1.2010" und in die "berechnet-bis" Felder das Datum "31.12.2009" ein. Somit wird für das ganze Jahr der Beitrag berechnet.
  10. Die Anwendung verlangt den Einsatz von Javascript und Cookies. Gehe ich damit ein Sicherheitsrisiko ein?
    In der Anfangzeit des Internet kamen beide Techniken in Verruf, in der Zwischenzeit jedoch wurden viele Schutzmechanismen in die Browser eingebaut, so dass man inzwischen behaupten kann, dass diese Techniken sicher geworden sind und einen unverzichtbaren Teil einer jeden halbwegs anspruchsvollen Internetanwendung geworden sind. In der MGVO Anwendung werden Cookies zur Aufrechterhaltung einer Sitzung benötigt, die vom Einloggen bis zum Ausloggen dauert.
    Allgemeine Informationen über Cookies können Sie in einem Wikipedia-Artikel nachlesen.
    Mit Javascript werden in MGVO mehrere wichtige Funktionen wahrgenommen. Dies sind:
    1. die Überprüfung von Benutzereingaben, bevor sie Daten an den Server geschickt werden. Die Anwendung wird dadurch maßgeblich beschleunigt, da bereits auf Ihrem PC die Prüfungen vorgenommen werden und ggf. Fehler gemeldet werden.
    2. die Errechnung und Anzeige von Werten, die sich aus anderen Eingabewerten auf der gleichen Einabemaske ergeben (z.B. Summenbildung bei Beiträgen)
    3. die komfortable AJAX-Technik zur Besorgung von Daten im Hintergrund, also so dass die Eingabemaske nicht verlassen werden muss. Ein Beispiel hierfür ist das Prüfen und Lesen des Banknamens unmittelbar nach der Eingabe der Bankleitzahl.

    Weitere Informationen können in einem Wikipedia-Artikel nachgelesen werden.
    Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Cookies und Javascript für die MGVO Anwendung unverzichtbare Techniken sind und ohne Sicherheitsbedenken eingeschaltet werden können.
  11. Welche Vorraussetzungen muss mein PC zur Nutzung des Systems haben?
    Da alle System-Programme auf einem Server abgearbeitet werden und nur die Anzeige der Menüs, Masken und Listen auf dem lokalen PC erfolgt, werden keine speziellen Anforderungen an den PC (oder anderes Endgerät) gestellt. Einzige Vorraussetzungen sind eine Verbindung ins Internet, die Installation eines Internetbrowsers, sowie zur Ausgabe von Listen die Installation eines PDF-Anzeigeprogramms, wie z.B. Adobe Acrobat Reader.
  12. Kann ich die Daten selbst sichern?
    Mit der Export-Funktion lassen sich alle wesentlichen Daten jederzeit aus dem System exportieren und bei Ihnen auf CD, DVD oder ähnlichen Medien sichern. Dies ist jedoch nicht notwendig, da die Datenbank und der gesamte Server täglich gesichert werden. Daneben sind alle Daten durch die Verwendung eines RAID-Festplattensystems jederzeit gegen Verlust geschützt. Weitere Sicherheitsmaßnahmen sind im Kapitel Sicherheit ausführlich beschrieben.
  13. Gibt es eine Speicherplatzbeschränkung?
    Natürlich hat jedes System Beschränkungen, welche durch aktuelle Festplattenkapazitäten gegeben sind. Das System und damit auch die Nutzung der Ressourcen wird ständig überwacht und gegebenenfalls Korrekturen an der Installation vorgenommen. Das machen wir jedoch für Sie, so dass Sie sich um dieses Thema nicht kümmern brauchen. Bitte nehmen Sie lediglich Kontakt mit uns auf, wenn Sie mehr als 40.000 Datensätze in das System laden möchten, da es Beschränkungen bei der Größe der Upload-Dateien gibt.
  14. Ich habe neue Dokumentarten hinzu gefügt und bekomme sie beim Hinzufügen der Dokumente nicht angezeigt. Was tun?
    Da die Berechtigungen in der Dokumentenverwaltung auf Dokumentartebene vergeben werden, müssen Sie zunächst die Berechtigungen pro Benutzerrolle vergeben. Erst dann werden die Dokumentarten beim Hinzufügen und Suchen der Dokumente sichtbar.
  15. Wie bilde ich passive Mitglieder im System ab?
    Passive Mitglieder haben keine Zuordnung zu Gruppen, bei denen der "Status Mitgliedschaft" auf "aktiv" gesetzt wurde.S. Gruppen.
  16. Im Browser erscheint die Meldung "Diese Website möchte das folgende Add-On ausführen: "MSXML 5.0" von Microsoft Corporation.". Ist das gefährlich, dies zu bestätigen?
    Nein, dieses Add-on ist notwendig, um in der sogenannten AJAX-Technik Daten im Hintergrund von der Datenbank zu lesen. Um MGVO vollständig zu nutzen, brauchen Sie also das Add-On. Es gefährdet auf keinen Fall Ihre Sicherheit.
  17. Die monatliche Abrechung ist bereits gelaufen und ich musste noch Änderungen an Bankverbindungen usw. vornehmen oder die zugesandte SEPA-Dateien stehen nicht mehr zur Verfügung. Wie kann ich mir die (korrigierten) SEPA-Dateien (erneut) zusenden lassen?
    Die letzte Abrechnung können Sie manuell rückgängig machen, indem Sie unter "Finanzen -> Finanzlisten -> Liste Sammelbuchungen" die letzte Abrechung löschen, dann die Änderungen auf die Mitgliederkonten buchen und/oder andere Fehler korrigieren und anschließend unter "Finanzen -> Mitgliederabrechnung -> manuelle Abrechnung (Kontoeinzug)" die Abrechnung wiederholen. Hierbei werden erneut SEPA-Dateien generiert und Ihnen zugesandt.
  18. Ich habe versehentlich bei der Simulation Beitragsbuchung die Häkchen gesetzt und auf Buchen gedrückt. Wie kann ich dies rückgängig machen?
    Dies lässt sich mit wenigen Klicks nicht rückgängig machen, allerdings ist dies in vielen Fällen auch nicht notwendig. Bei diesem Schritt werden die zu dem Simulationsdatum fälligen Beiträge errechnet und auf den Mitgliederkonten gebucht. Das ist ein Schritt, den das System auch macht, wenn der Abrechnungstag erreicht wird. Oft reicht es hier eventuell vorhandene Datenfehler in den Mitgliederkonten manuell zu korrigieren und den Abrechnungstag abzuwarten, so dass das System nur die Lastschriften generieren muss.
    Notfalls senden Sie eine Supportmeldung und wir machen mit Datenbankmitteln den Schritt rückgängig. Dies ist mit ca. 1/4 Stunde Beratungsaufwand machbar.
  19. Wie lege ich ein neues Geschäftsjahr an und wie bekomme ich die Anfangsbestände in die Konten?
    Mit Hilfe von der Funktion "Buchhaltung -> Einstellungen -> Geschäftsjahre/Buchungsperioden" legen Sie ein neues Geschäftsjahr an. Vergessen Sie nicht die Buchungsperioden festzulegen und zum Buchen zu öffnen. Hierbei hilft Ihnen der Knopf "Buchungsperioden = Monate", der nach dem Hinzufügen des Geschäftsjahres erscheint.
    Das Einbuchen der Anfangsbestände geschieht aus buchhalterischen Gründen nicht automatisch. Das korrekte Vorgehen zum Buchen der Anfangsbestände können Sie beispielsweise in dem externen Dokument Eröffnungsbilanzkonten nachlesen.
  20. In der Fußzeile der Briefe fehlen die Angaben über IBAN und BIC unseres Vereins. Wie kann ich dies ändern?
    Der Text stammt noch aus der Zeit, als IBAN und BIC nicht verbindlich waren. Unter "System -> Basiseinstellungen -> Spezifische Texte" finden Sie den Textbaustein "brief_schluss". Ergänzen Sie dort mit Hilfe der Platzhalter <viban> und <vbic> und entsprechendem Text diese Fußzeile.
  21. Mitglieder und Geschäftspartner melden, dass MGVO-Mails bei ihnen nicht angekommen seien. Weshalb ist das so und was kann ich dagegen tun?
    MGVO erlaubt das Versenden von E-Mails. Dabei werden die Mailadressen der Benutzer als Absendeadresse verwendet. Beim empfangenen Mailsystem wird eine SPAM-Prüfung vorgenommen, d.h. es werden Mails aussortiert oder in einem speziellem Ordner abgelegt, die diesen Kriterien für Junkmail oder SPAM-Mail genügen. SPAM- oder JunkMail sind i.d.R. unerwünschte Werbemails oder sogar Mails, die Computerviren, also Schadsoftware enthalten.
    Ein wichtiges Kriterium für solche Mails ist, ob die Absendeadresse der Mails mit der Adresse des versendenden Servers übereinstimmt. Beispiel: gmx.de ist registriert unter der IP-Adresse 213.165.65.60. MGVO hat die IP-Adresse 109.239.52.92. Wenn also Hans Müller als Vorstandsmitglied mit seiner Mailadresse hans.mueller@gmx.de mit Hilfe von MGVO Mails versendet, registriert das empfangene Mailssystem, dass die Mail nicht von einem GMX-Server kommt. Damit kann es als Junkmail eingestuft werden. Es gibt noch eine Reihe weiterer Kriterien, welche hier zur Anwendung kommen und sich so einfach nicht überlisten lassen. Es hängt also sehr stark von diesen SPAM-Filter ab, wie streng gefiltert wird, im MGVO-System lässt sich das durch keine Einstellung beeinflussen.
    Im empfangenen Mailsystem gibt es sehr oft die Möglichkeit, sogenannte Positivlisten oder Whitelists zu pflegen. Wenn Sie dort "mgvo.de" eintragen, werden die MGVO-Mails nicht mehr ausgefiltert.
    Wenn das keine Lösung für Sie darstellt, weil z.B. zu viele Personen betroffen sind, bietet MGVO die Möglichkeit den SMTP-Server Ihres Mailproviders in Ihren Benutzerstammsatz einzutragen. Damit werden Ihre Mails über den für die Mailadresse zuständigen SMTP-Server versendet. Es ist in der Dokumentation der Mailprovider beschrieben, welche Angaben eingetragen werden müssen. Es sind die gleichen Schritte wie beim Anbinden eines Mailprogramms, wie z.B. MS-Outlook.