Abrechnung

Das Abrechnungsprogramm ist in der Anwendung doppelt vorhanden: zum einen gibt es die automatische Abrechnung, die jeden Monats automatisch angestoßen wird, zum anderen lässt sich die Abrechnung individuell zu jedem beliebigen Zeitpunkt starten. Die automatische Abrechnung erfolgt an einem einstellbaren Stichtag (Abrechnungstag) jeden Monats. Der Stichtag lässt sich in den allg. Parametern einstellen.

In beiden Fällen werden alle Mitgliederkonten auf negative Salden überprüft und, wenn das Lastschriftverfahren vereinbart ist, Datenaustauschsätze zum automatisierten Lastschrifteinzugsverfahren erzeugt. Die Datenaustauschsätze liegen dann im SEPA-Format vor und können in die meisten Online-Zahlungsprogramme, wie beispielsweise Quicken oder Starmoney, oder in die Online-Portale der Banken importiert werden.

Das Ergebnis des Zahlungslauf, die Auflistung aller enthaltenen Mitgliedsbeträge, aber auch ggf. anderer Beträge, wird in Form eines PDF-Dokuments erstellt und zusammen mit den Datenaustauschsätzen per E-Mail an die Adresse des Kassenwarts gesendet. In der Begleit-E-Mail werden Summen ausgewiesen, die sich durch die unterschiedlichen Buchungsvorgängen ergeben. So können in einer Sammellastschrift beispielsweise auch Veranstaltungskarten abgerechnet worden sein.
Die E-Mail Adresse des Kassenwarts ist bei den allg. Parametern einstellbar.

Während des Zahlungslaufes summiert das System die bearbeiteten Werte in Summenfelder. Die Summenfelder sind Bestandteil der Vorgangseinstellungen.