Gesamtablauf


Das Veranstaltungsmanagement umfasst eine Reihe von Hilfsmittel und Abläufe, welche die Planung, den Ablauf und die der Veranstaltung folgenden Abrechnung unterstützt. Die einzelnen Schritte sind nur teilweise voneinander anhängig, so dass auch ein Teil der Hilfsmittel genutzt werden kann.
Folgender Ablauf ist empfehlenswert:

  1. Neueingabe einer Veranstaltung
    Hier sind die Grunddaten der Veranstaltung einzugeben (Details s.Veranstaltungseingabe).
  2. Eingabe der Ortsreservierung
    Zur Vor- und Nachbereitung der Veranstaltung werden Zeit und evtl. zusätzliche Räume benötigt, die hier eingegeben werden können (Details s. Ortsreservierung).
  3. Mailing
    Nach erfolgter Ortsreservierung können direkt alle Mitglieder mittels einer Mailingaktion über die Ortsreservierung informiert werden. (s. Mailinggrundregeln)
  4. Kartenkontingente
    Um den Online-Kartenverkauf zu aktivieren, müssen Kartenkontingente bereit gestellt werden. Das bedeutet, dass ein Teil der Eintrittskarten für den Online-Verkauf reserviert werden, so dass bei einem gleichzeitigen herkömmlichen (manuellen) Verkauf keine Karten doppelt verkauft werden können.
  5. Objektverknüpfungen
    Von Veranstaltungen lassen sich Objektverknüpfungen zu Dokumenten und Geschäftspartner herstellen.
    Beispiele für Dokumente sind Planungsdokumente, Verträge, Abrechnungen usw.. In der Dokumentenverwaltung ist Näheres beschrieben.
    Beispiele für Verknüpfungen zu Geschäftspartner sind z.B. für die jeweilige Veranstaltung ausgewählte Lieferanten.
  6. Aktivitäten
    Hier wird festgelegt, welche Tätigkeiten zur Vor- und Nachbereitung, sowie während der Veranstaltung selbst notwendig sind, also beispielsweise Besetzung der Eintrittskasse, Tresendienst, Schiedsrichterbesetzung, Bedienung, Küchendienst usw. Im ersten Schritt werden keine Helfernamen eingegeben, da sich diese in der Regel erst später ergeben (Details s. Aktivitäten).
  7. Aufgabenliste / Helferliste
    Unmittelbar nach der Eingabe der Aktivitäten kann eine Aufgabenliste generiert werden, welche alle eingegebenen Aufgaben mit allen Zeiten enthält. Diese Liste kann als Planungsgrundlage verwendet werden, z.B. dass sich alle Helfer in die Liste eintragen können. Nach und nach können die eingetragenen Helfer in das System eingegeben werden (Details s. Helferliste).
  8. Helfer E-Mail
    Kurz vor der Veranstaltung senden Se auf Knopfdruck an alle Helfer, die eine hinterlegte E-Mail Adresse haben, eine Informationsmail mit der gesamten Helferliste, sowie der Einsatzliste des jeweiligen Helfers. Es wird hierbei der vereinspezifische Text mit der ID "brief_helferinfo" versendet.
  9. Gäste / ext. Teilnehmer / Bestellungen
    Zum bargeldlosen Kauf von Eintrittskarten und Anschreiben von Verbräuchen dient die Gästeliste, die im Lauf der Vorbereitung, insbesondere aber nach der Veranstaltung gepflegt wird (Details s. Gäste).
    Die Gästeliste enthält Mitglieder, die über einen vereinsinternen Verkauf Karten erhalten haben.
    Die Liste der ext. Teilnehmer enthält Geschäftspartner, die Karten außerhalb des Onlineverkaufs enthalten haben (Details s. ext. Teilnehmer).
    Der Onlineverkauf ist ein weiterer Absatzweg für Eintrittskarten. Details s. Onlineverkauf.
    Die in der Liste genannten Zahlen bedeuten: "Anzahl Personen"/"Anzahl Karten".
  10. Abrechnung
    Nach beendeter Veranstaltung, vervollständigter Gästeliste und korrigierter Helferliste kann die Veranstaltung insgesamt abgerechnet werden (Details s. Abrechnung).