E-Briefe


Trotz der Möglichkeiten von E-Mail und SMS muss vielfach in der Vereinsarbeit auf das Versenden von klassischen Briefen zurück gegriffen werden.
Um Ihnen diesen Kommunikationsweg ebenfalls zu erleichtern, steht Ihnen in MGVO der E-Brief zur Verfügung:

Sie schreiben eine Mahnung, eine Einladung zu einer Versammlung, ein Willkommensbrief, eine Kündigung oder eine individuelle Nachricht und möchten diese per Briefpost versenden.
Durch die Anbindung an einen Drittanbieter, der sich auf den Druck, Kuvertierung und Versendung von Briefpost spezialisiert hat, können wir Ihnen den Service direkt aus dem MGVO-System bieten.

Ablauf


Beim Absenden eines Briefes wird dieser analog zu den E-Mails verarbeitet: zunächst wird er in eine Warteschlange eingereiht und asynchron verarbeitet, d.h. per verschlüsselter Datenübertragung an den Drittanbieter übergeben. Dieser nimmt die Aufträge entgegen, druckt, falzt, kuvertiert und frankiert die Briefe und übergibt sie anschließend an die Deutsche Post AG.
Hierbei ist zu beachten, dass der Ausdruck immer doppelseitig erfolgt, um Gewicht und somit das Porto zu optimieren. Wenn Sie einen Seitenvorschub erzeugen möchten, setzen Sie das Kommando "<newpage>" in eine neue Zeile des Textes. An der Stelle wird das Dokument umgebrochen.

Wenn das Absenden des Briefes bis 12:oo Uhr an einem Werktag stattgefunden hat, wird er garantiert noch am gleichen Tag produziert und an die Deutsche Post AG übergeben, so dass eine Zustellung voraussichtlich am Folgetag stattfindet, solange dies kein Sonn- oder Feiertag ist.

Vereinskonto


Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie eine Vorauszahlung auf Ihr Vereinskonto leisten, da bei der Versendung das Porto sofort fällig wird und bei größeren Aussendungen ggf. hohe Kosten entstehen können, die wir nicht vorfinanzieren können.

Aktuelle Preise für die Versendung entnehmen Sie bitte unserer Preisliste.
In der Sendeliste lassen sich die PDF-Dokumente der letzten drei Monate noch anzeigen. Ältere E-Briefe werden nicht mehr gespeichert, außer es handelt sich um Mahnungen, die in der Dokumentenverwaltung archiviert werden.

Bei der Erstellung von E-Briefen werden automatisch im Hintergrund die Kosten des Versandes ermittelt. Wenn der Stand des Vereinskonto ausreichend ist, wird der Versand zugelassen. Trotzdem kann es beim Versenden von E-Briefen durch Rundungsdifferenzen und abweichenden Seitenanzahlen bei der Produktion dazu kommen, dass das Vereinskonto einen negativen Saldo erhalten kann. Bitte gleichen Sie einfach in diesen Fällen den Kontostand aus.

Individualisierung


Eine Individualisierung der Briefe kann durch Setzen von Platzhaltern vorgenommen werden. Es stehen hier die Platzhalter (formelle Anrede) und (informelle Anrede) zur Verfügung. wird beispielsweise aufgelöst zu "Frau Prof. Dr. Maier" und zu "Lieber Klaus-Jürgen". Es sind noch weitere Platzhalter möglich.

Anhänge


Sie können an Ihren Brief bis zu drei PDF-Dateien anhängen. Aus dem eingegebenen Text wird ein PDF-Dokument generiert und anschließend die Anhänge oder Teile davon als weitere Seiten hinzu gefügt.
In dem Feld "Seiten" legen Sie die Seiten fest, die aus dem angehängten Dokument übernommen werden. Dies erfolgt in Form einer Aufzählung mit der zusätzlichen Möglichkeit ein Intervall angeben zu können. Beispiel: "1,3,5,8-11,14". Hierbei ist zu beachten, dass die Reihenfolge der Seiten in der Aufzählung aufsteigend sein muss.
Hinweis 1: Das System ist nicht in der Lage die Existenz der ausgewählten Seiten zu überprüfen, da das betreffende PDF-Dokument erst mit dem nächsten Dialogschritt hochgeladen wird. Deshalb müssen Sie selbst prüfen, ob die angegebenen Seiten in den Dokumenten existieren.
Die eingegebene Seitenauswahl dient außerdem zur Berechnung der vorraussichtlichen Versandkosten. Wenn das Guthaben auf dem Vereinskonto nicht ausreicht wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Versendung nicht zugelassen.
Hinweis 2: Die Neuberechnung der Versandkosten nach einer veränderten Seitenauswahl erfolgt erst nach Verlassen des Eingabefeldes.
Hinweis 3: Das Mischen von PDF-Dokumenten mit unterschiedlichen Formaten, wie z.B. DIN A4 lang mit DIN A4 quer erzeugt unerwünschte Ergebnisse. Die Dokumente sollten alle DIN A4 Hochformat sein. Da es eine Vielfalt an Formatierungseigenschaften bei der Erzeugung von PDF-Dokumenten gibt, dir nicht alle beim Mischen der Dokumente berücksichtigt werden können, raten wir vor der Aussendung einer größeren Menge von Briefen ein Testbrief mit dem gleichen Inhalt zu versenden, um keine Überraschungen beim Massenversand zu erleben.

Voransicht


Neben der Schaltfläche zum Senden des Briefes finden Sie die Schaltfläche "E-Brief Voransicht". Beim Drücken dieser Schaltfläche wird der von Ihnen geschriebene oder die selektierte Nachricht als PDF-Voransicht generiert und in einem neuen Fenster (Tab) dargestellt.
Um das Ersetzen von Platzhaltern mit Daten aus den Datensätzen zu prüfen, wird ein beliebiger Datensatz aus der Datenbank gelesen und dessen Daten in die Voransicht übernommen. Speziell bei Mitgliederdaten können Sie in den Technikparametern einen Mitgliederstammsatz als Standardmuster auswählen. Bei Voransichten werden dann immer die Daten dieses Stammsatzes verwendet.
Anlagen und Sonderanlagen werden in die Voransichten nicht mit einbezogen. Das ist zumindest bei den Anlagen nicht möglich, da sie zu dem Zeitpunkt noch nicht hochgeladen sind.

Etikettanrede


Die Etikettanreden dienen zur Kosteneinsparung bei Briefaussendungen. Bei Der Aussendung von E-Briefen über selektierte Mitglieder können Sie die Etikettanreden auch verwenden. Beim Ankreuzen prüft das System automatisch im Hintergrund, bei welchen der selektierten Mitglieder auf Grund der Etikettanrede keine eigene Adressierung eingestellt ist. Diese Mitglieder werden automatisch deselektiert, um eine korrekte Aktionskalkulation zu erhalten.