Beitragswesen-Parameter


Eingabefeld(er)Bedeutung
AbrechnungstagAm Abrechnungstag finden normalerweise zwei Ereignisse automatisch statt: die Beitragsberechnung und die Abrechnung der Konten. Jeder Tag des Monats kann als Abrechnungstag eingestellt werden (von 1 bis 28). Bei der Einstellung '0' erfolgt keine automatische Kontenabrechnung, sondern nur die Beitragsberechnung am 1. des Monats. In diesem Fall kann eine manuelle Abrechnung durchgeführt werden.
2. AbrechnungstagBei Vereinen mit großen Beitragsumsätzen ist eine zweite Abrechnung im Monat notwendig. Dies kann im zweiten Abrechnungstag eingestellt werden. Hier ist auch die Sonderfunktion möglich, einen negativen Wert als Abrechnungstag zu selektieren. Dieser negative Wert stellt eine Differenz zum nächsten Monatsersten dar. Es wird dann auch eine Beitragsberechnung so durchgeführt, als wenn diese an dem 1. des Folgemonats laufen würde. Hinweis: Diese Funktion ist nur in Verbindung mit der Einstellung "Beitragsstichtag ist Eintrittsdatum" oder unter verwendung des abweichenden Abrechngstags sinnvoll(s.u.).
Beispiel: Einstellung -2 bedeutet im April (30 Tage Monat), dass eine Beitragsberechnung am 28.4. gestartet wird und dabei die im Mai fälligen Beiträge bucht. Damit können Sie pünktlich die SEPA-Datei einreichen, so dass das Geld früh gutgeschrieben wird.
1. Monat des GeschäftsjahrsDer erste Monat des Geschäftsjahrs wird hiermit festgelegt. An dieser Angabe orientiert sich die Berechnung des Jahresbeitrags. Die Berechnungsperiode für den Jahresbeitrag läuft immer vom ersten Monat des Geschäftsjahres 12 Monate.
Beispiel: Das Geschäftsjahr läuft vom April - März. Als ersten Monat des Geschäftsjahrs wird der "April" selektiert. Damit läuft die Berechnungsperiode für die jährlichen Beitrage vom 1.4. bis 31.3. des Folgejahres.
Verzögerung BeitragsberechnungDie Beitragsberechnung erfolgt normalerweise zu Beginn der neuen Periode (Monat, Viertel-, Halbjahr und Jahr). Die Berechnung wird um die Anzahl eingegebener Monate verzögert, sofern es sich nicht um monatliche Zahlung handelt. In diesem Fall kommt der Verzögerungswert nicht zum Tragen. Dies kann getrennt für Quartals-, Halbjahres- und Jahreszahler eingestellt werden.
Eintrittsdatum ist BeitragsstichtagBei der Standardeinstellung des Systems werden Beitragsberechnungen an Periodenenden, also Monaten, Viertel-, Halb- oder Jahren orientiert. Dabei kann das Jahr vom Kalenderjahr abweichen.
Die Aktivierung dieser Option ist notwendig, wenn zwei Mal pro Monat eine Beitragsberechnung und Abrechnung laufen soll.
Bei der Aktivierung dieser Option hängt die Fälligkeit des Beitrags ausschließlich vom Eintrittsdatum des Mitglieds ab.
Die einstellbaren Verzögerungen gelten bei Aktivierung dieser Option nicht.
Beispiel:
Abrechnungstag: 1. und 15. im Monat. Alle Mitglieder, die zwischen dem 1. und dem 15. eingetreten waren, werden am 15. abgerechnet, alle Mitglieder, deren Eintrittstag zwischen dem 15. und dem Monatsende liegt, werden am 1. abgerechnet.
Dokumentart zur ArchivierungBei der monatlichen Abrechnung der Mitgliederkonten wird zum einen eine Datenaustauschdatei zum Lastschrifteinzug und eine PDF-Datei zur Dokumentation der Abrechnung generiert und automatisch an den Kassenwart gesendet.
Um diese Dokumente zentral aufzubewahren, können sie zusätzlich in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden. Hierzu muss eine passende Dokumentart angelegt (oder eine vorhandene verwendet) und die Berechtigungen hierfür in den Benutzerrollen eingetragen werden. Anschließend kann diese Dokumentart hier selektiert werden. Sobald eine Dokumentart selektiert wird, ist die Archivierung dieser Dokument eingeschaltet. Es ist zu beachten, dass die Nutzung der Dokumentenverwaltung kostenpflichtig ist (s. Preisliste).
Nur Archivierung, keine VersendungDurch Setzen dieses Schalters kann die Versendung von der Abrechnungs- und SEPA-Dateien als Anlage zur Mail unterdrückt werden. In diesem Fall muss eine Dokumentart zur Archivierung angegeben werden, so dass die generierten Dateien gespeichert werden können.
Belastungsauszug automatisch sendenBei Aktivierung der automatischen Auszugsversendung wird nach dem monatlichen Abrechnungslauf den Mitgliedern eine Belastungsauszug versandt, bei denen eine E-Mail Adresse im Mitgliederstammsatz hinterlegt wurde. Inhalt des Belastungsauszugs sind alle Buchungen, die maximal ein Jahr zurück liegen.
Durch den zusätzlichen Schalter "Belastungsauszug als Lastschrift-Notifikation" wird bei Ankreuzen nur dann ein Belastungsauszug versendet, wenn am Abrechnungstag auf dem Konto eine Buchung stattgefunden hat.
Text auf BankauszugDer Mitteilungstext der Lastschriften und damit der Kontoauszüge ist stark begrenzt. Zur Identifikation der Mitglieder in dem Text kann entweder der Vorname, die Mitgliedsnummer, beides in Kombination oder ein definiertes Zusatzfeld gewählt werden. Die Verwendung eines Zusatzfeldes gestattet eine vereinspezifische Identifikation des Mitglieds.
Zeitraum bei Beitragszahlung einfügenIn den Mitteilungstext der Lastschriften werden die unterschiedlichen Vorgangsarten aufgelistet, falls der Platz ausreicht. Im Fall von Beitragszahlungen kann durch Setzen des Hakens in dem Feld neben der Bezeichnung des Beitrags auch noch der Gesamtzeitraum eingefügt werden. Das geschieht in der Form "MM/JJ-MM/JJ".
Keine Vorgangssummen im LastschrifttextDas System bildet für jedes Mitglied Summen in Abhängigkeit der Buchungsvorgänge. Die Übernahme dieser Summen in den Lastschrifttext kann durch diesen Parameter ausgeschaltet werden.
Lastschriften-Zusammenfassung ausschaltenBei der Erstellung von Lastschriften werden Zahlungen, die von gleichen Konten abgebucht werden, standardmäßig zusammengefasst zu einer Lastschrift. Die Texte der einzelnen Lastchriften werden dabei miteinander verbunden. Diese Funktion lässt sich durch Setzen eines Hakens hier ausschalten. In diesem Fall tauchen Lastschriften aus dem gleichen Konto als mehrere Buchungen auf.
Max. Beitragssumme pro AbbuchungWenn die hier angegebene Summe größer als Null ist, wird beim Speichern eines Mitglieds die Beitragssumme pro Periode (Monat, Viertel-, Halbjahr und -Jahr) und ggf. über die noch nachzuzahlenden Perioden errechnet und mit dem Limit verglichen. Wird das vorgegebene Limit überschritten, erfolgt eine Warnung. Diese Prüfung dient als Plausibilitätscheck, um Falscheingaben bei der Datenpflege und viel zu hohe Abbuchungen zu verhindern.
Kündigungsfrist, Zeitl. Abstand zum AustrittDie Frist dient zur automatischen Ermittlung des Austrittstermin in Abhängigkeit des Kündigungstermins. Ein eingegebener zeitlicher Abstand wird hier zum Austrittsdatum gewährleistet, falls dieser unterschritten wird, erfolgt die Kündigung erst zum übernächsten Periodenende. Beispiel für eine solche Frist: "vier Wochen vor Quartalsende" oder "4 Tage vor Monatsende".
Dokumentart MailattachmentsAttachments werden grundsätzlich nicht langfristig archiviert, da dies eine sehr große Speicherkapazität in Anspruch nehmen würde und i.d.R. sind die Attachments bekannt bzw. können jederzeit reproduziert werden. Im Fall von systemseitig generierten Attachments ist dies nur umständlich möglich. Durch Auswahl einer Dokumentart wird die automatische Archivierung der Attachments in der Dokumentenverwaltung eingeschaltet. Die Dokumente können jederzeit in der Dokumentenverwaltung gelöscht werden, um das Archiv zu bereinigen.
Mitgliedschaftsmindestalter für EhrungenMindestalter, ab dem die Mitgliedsjahre für Ehrungen zählen. Damit können die Mitgliedschaftsjahre unterhalb einer eingebbaren Grenze ausgeschlossen werden in Bezug auf Ehrungen.
Standardanzahl ArbeitsstundenDas ist die Anzahl Arbeitsstunden, die von allen Mitgliedern pro Jahr zu leisten ist. Im Mitgliederstammsatz kann individuell ein abweichende Zahl hinterlegt werden.
ArbeitsalterAlter, ab dem die Arbeitsstunden geleistet werden müssen. Das System errechnet automatisch in Abhängigkeit des Geburtstages die Anzahl zu leistender Arbeitsstunden.
JahrgangsregelungDurch Setzen des Häkchens wird die Jahrgangsregelung aktiviert. Die Jahrgangsregelung berücksichtigt nicht den Monat, in dem ein Mitglied das Alter erreicht, in dem er arbeitspflichtig oder nicht mehr arbeitspflichtig wird, sondern berücksichtigt nur das Geburtsjahr. Beispiel: die Arbeitspflicht von fünf Stunden pro Jahr beginnt in dem Jahr, in dem das Mitglied 18 Jahre alt wird. Obwohl das Mitglied im Dezember Geburtstag hat, wird für das ganze Jahr fünf Stunden Arbeitspflicht errechnet.
Keine anteilige StundenzahlDas System berechnet normalerweise eine anteilige Stundenzahl, d.h. wenn das Mitglied z.B. zum 1.10. eintritt, wird nur 3/12 des Sollwertes angesetzt. Mit dem Ankreuzen dieser Option muss das Mitglied unabhängig vom Eintrittsmonat die volle Stundenzahl in dem Jahr leisten.
GruppenaktivierungEs müssen nur die Mitglieder die Standardarbeitsstunden ableisten, die Gruppen mit Arbeitsstundenaktivierung zugeordnet sind. Damit können Sie die Pflicht zur Leistung von Arbeitsstunden auf bestimmte Gruppen reduzieren. Das System berücksichtigt die Gruppenzuordnung hierbei automatisch.
Nur negativer StundenübertragMit dieser Einstellung werden nur negative Stunden, also nicht erbrachte Sollstunden übertragen. Arbeitsstunden, die über die Sollstunden hinaus erbracht worden sind, werden nicht übertragen.
Arbeitsstunden für PassiveEinstellung, ob passive Mitglieder auch verpflichtet werden Arbeitstunden zu leisten.
ArbeitsstundenwertWert einer Arbeitsstunde in Euro. Die Angabe dient zur Verrechnung der nicht geleisteten Stunden.
Arbeitsstundenwert ermäßigtErmäßigter Wert einer Arbeitsstunde in Euro. Die Angabe dient zur Verrechnung der nicht geleisteten Stunden bei Jugendlichen oder entsprechend gekennzeichneten Mitgliedern. In dem Feld "ermäßigt bis" tragen Sie das Alter ein, bis zu dem die Ermäßigung gilt. Falls einer der beiden oder beide Angaben fehlen, wird die Ermäßgung nicht genutzt. Es zählt hier die Jahrgangsregelung, d.h. es zählt das Jahr, in dem das Mitglied das Alter erreicht.
E-Mail zuständ. Amt für das BildungspaketUm den Beziehern des Bildungspakets, also den ALG 2 / Hartz IV Empfängern die Mitgliedschaft im Verein bezuschussen zu lassen, können aus MGVO heraus Mitgliedsbescheinigungen automatisch erstellt werden, die an die hier hinterlegte E-Mail Adresse des zuständigen Amts gesendet wird.
Wenden Sie sich hierzu an Ihre zuständige Verwaltung (Stadtverwaltung, Landratsamt, Jobcenter), um das genaue Vorgehen und den notwendigen Textinhalt zu besprechen. Die Texte sind unter Spezifische Texten anzupassen.