BenutzerAlle Benutzer, welche sich anmelden und Funktionen innerhalb des Vereinsmanagementsystems ausführen dürfen, müssen in der Benutzerverwaltung erfasst werden. Die Berechtigungen erhält der Benutzer über die zugewiesene Benutzerrolle. Jeder Verein sollte einen Systemadministrator benennen, der sich um die Systemeinstellungen, sowie der Neuanlage und Pflege der Benutzer kümmert. Der Adminstrationsbenutzer muss natürlich die weitreichensten Benutzerrechte besitzen, nach der Inbetriebnahme des Systems steht hierfür die "Superuser"-Rolle zur Verfügung. Ein Administrator sollte im Verein auch noch ein Vertreter haben, so dass bei Krankheit o.ä. der Person das System immer noch gewartet werden kann. Wenn dem Benutzer eine Betreuerrolle zugewiesen wird, dann hat er automatisch nur Berechtigung Daten von seinen Gruppen zu sehen, also den Gruppen, denen er als Betreuer zugewiesen ist. Das Gleiche gilt für die Zuordnung einer Abteilung. nach der Zuordnung können nur noch Gruppen gesehen und ggf. verändert werden, die der Abteilung zugeordnet ist, die hier zugeordnet wird. Die Zuordnung von Gruppen zu Abteilungen erfolgt indirekt über die Gruppenkategorien. Siehe Vereinsstruktur. Nach der Anlage des Benutzers erhält der Benutzer ein generiertes Initialpasswort. Beim ersten Anmelden muss der Benutzer ein eigenes Passwort vergeben. Das Passwort wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und kann nicht entschlüsselt werden (Hash-Verfahren). Wenn das Passwort verloren gehen sollte, muss es manuell von einem Benutzeradministrator auf das Initalpasswort zurück gesetzt werden. Man sollte aus Sicherheitsgründen darauf achten, dass angelegte Benutzer nicht zu lange warten, bis sie ein eigenes Passwort vergeben. Dieser Initialzugang könnte sonst zu unlauteren Zwecken ausgenutzt werden. Die individuelle Abseder-Adresszeile wird verwendet, sobald sie ausgefüllt ist. Sie wird in allen Briefen automatisch verwendet. Beispiel: "TSV Kleinbonum * c/o Hans Müller * Hauptstr. 12 * 74889 Sinsheim" KacheldarstellungIn den Technik-Parametern stellen Sie die grundsätzliche Darstellung (Text/Kacheln) des Menüs ein. Das entspricht der Standarddarstellung. Individuell pro Benutzer kann davon abgewichen werden, indem pro Endgerät eine Darstellung gewählt werden kann. E-Mail Geburtstagserinnerung / Ausgetretene Mitglieder einschließenDurch Setzen eines Hakens in diesem Feld werden an den Benutzer die Geburtstagserinnerung-Mails automatisch gesendet. Wenn der Haken im Feld "Ausgetretene Mitglieder einschließen" gesetzt ist, werden auch ausgetretene Mitglieder in die Liste übernommen. Die gleiche Liste erhalten Sie, wenn Sie die Funktion Aktuelle Geburtstage aufrufen. Die Selektion "Ausgetretene Mitglieder einschließen" wird in der Liste ebenfalls berücksichtigt. Mailversand über SMTPSiehe hierzu auch die Mailinggrundregeln. Für den Fall, dass Sie Ihre Mails über einen eigenen SMTP-Server versenden möchten, können Sie das hier konfigurieren. Sobald Host, User und Passwort eingetragen sind, wird automatisch der SMTP-Server verwendet. Ob Sie Authentifizierung brauchen oder nicht, legt Ihr Mailprovider fest. Ob und welches Verschlüsselungsverfahren funktioniert, müssen Sie ebenso bei Ihrem E-Mail Provider in Erfahrung bringen. Beim Verwenden eines Verschlüsselungsverfahrens wird häufig ein anderer Port als der Standardport 25 verwendet. Die Portnummer muss dann ebenso eingetragen werden. Mit Hilfe de Buttons "Test" können Sie prüfen, ob Ihre Daten korrekt sind, d.h. ob damit eine Einwahl in den Mailserver stattfinden kann. Wenn innerhalb weniger Sekunden ein grünes Signal erscheint, sind die Daten in Ordnung, wenn lange Zeit kein Signal oder ein rotes Signal erscheint, dann sind die Daten nicht korrekt. oAuth AuthentifizierungEinige eMail-Accounts, wie z.B. von GMail, lassen sich nicht mehr über Benutzer und Passwort anbinden. Um diese Mailaccounts anbinden zu können, ist eine einmalige Anmeldeprozedur notwendig: Nach Auswahl des Providers drücken Sie den Button "oAuth Verbindung herstellen". Die werden automatisch auf eine Anmeldeseite des Providers weitergeleitet. Dort wählen Sie den Mailaccount aus und melden sich ggf. dort mit Benutzer und Passwort an. Der Provider liefert an MGVO einen Schlüssel zurück, mit dem nun die Mails versendet werden können. Es ist elementar wichtig, dass die eMail-Adresse, die Sie in MGVO eingegeben haben, identisch mit der eMail Adresse ist, die Sie beim Anmeldeprozess ausgewählt haben. SendeeinschränkungenViele Mailprovider schränken die Anzahl der Mails ein, dir in einer bestimmten Zeit gesendet werden dürfen. MGVO berücksichtigt dies, wenn die entsprechenden Daten eingetragen werden. Wenn das eingetragene Limit erreicht ist, verbleiben die noch zu sendenen Mails in der Warteschlange, bis wieder gesendet werden darf. Die Werte sind grundsätzlich beim Provider zu erfragen bzw. findet sich in der Dokumentation des Providers. Im Folgenden finden Sie die Werte einiger großer Anbieter (ohne Gewähr):
Geheimcode-AuthentifizierungDie Geheimcode-Authentifizierung schalten Sie in den technischen Parametern ein. Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer zum Zeitpunkt der Aktivierung eine Mobilnummer im Benutzerstammsatz eingetragen haben, andernfalls sind diese Benutzer nicht mehr in der Lage sich am System anzumelden. Individuelle Absender-AdresszeileDer Inhalt dieser Zeile ersetzt die Standard-Absende-Adresszeile beim Versenden von Briefen. Damit kann die Rücksendeadresse abweichend vom Vereinsstandard temporär oder in Abhängigkeit von bestimmten Vereinsfunktionen abweichend eingestellt werden. SignaturbildDas Signaturbild ist eine PNG oder JPEG-Datei, die ein Logo oder eine Unterschrift enthalten kann. In dem Signaturtext wird das Bild durch den Platzhalter <sigpict> gesteuert. Die Formatierung erfolgt analog zu den einmgebetteten Grafiken bei den Nachrichten. VereinskalendergruppenEs erscheinen hier alle definierten Vereinskalendergruppen, die den Benutzer individuell zugeordnet werden können. Damit erhält der Benutzer die Berechtigung alle Vereinskalender zu ändern, bei denen diese Kalendergruppe eingetragen ist. Die Berechtigungsvergabe der Vereinskalendergruppen kann auch für Gruppen in den Benutzerrollen durchgeführt werden. DokumentartenDie Dokumentarten dienen, ähnlich wie die Vereinkalendergruppen, zur Berechtigungsvergabe bei den Dokumenten der Dokumentenverwaltung (DVS). Bei den Berechtigungen der Dokumente kann jedoch pro Dokumentart zwischen Anzeige- und Änderungsberechtigung unterschieden werden. Die Berechtigungen sind immer im Zusammenhang mit denen aus den Benutzerrollen zu sehen. Wenn für die gleiche Dokumentart im Benutzerstamm eine andere Berechtigung als in der Benutzerrolle festgelegt wurde, hat die höhere Berechtigung Gültigkeit. Der letzte Login ist nur ein Anzeigefeld, der Inhalt kann nicht verändert werden. Kassenbücher und BenutzerreportgruppenDie Berechtigung zur Pflege und Anzeige von Kassenbücher sowie die Ausführung von Benutzerreports über Reportgruppen funktionieren analog zu den Einstellungen in den Benutzerrollen. Zugangsdaten sendenMit Hilfe des Links "ZugangSenden" kann dem Benutzer seine Zugangsdaten automatisiert zugesandt werden. In dem Mail ist der Link auf das System, sowie sein Benutzername enthalten. Tipps zur Einrichtung von neuen Benutzern bzw. BenutzerrollenUm die in einer Benutzerrolle freigegebenen Funktionen besser kontrollieren zu können, ist es sinnvoll einen Testbenutzer anzulegen und ihm die neue Benutzerrolle zuzuweisen. Mit einem kleinen Trick ist es nun möglich, mit zwei Benutzern parallel sich anzumelden: Man installiert sich einen zweiten Browser auf dem lokalen Rechner. In dem einen Browser meldet man sich mit dem (eigenen) Benutzer mit Recht zur Änderung der Benutzerrollen an und in dem anderen Browser meldet man sich mit dem Testbenutzer an. Nun hat man die unmittelbare Kontrolle über die vergebenen Rechte und kann diese solange ein- und ausschalten, bis bei dem Testbenutzer alles so funktioniert wie gewünscht. |