Um unterschiedliche Berechtigungen an Benutzergruppen zu vergeben, werden Benutzerrollen eingerichtet, die den Aufgaben der jeweiligen Benutzer entsprechen.
Beispielsweise braucht der Sportwart andere Berechtigungen, die insbesondere auf die Veranstaltungen und die Gruppen bezogen sind, als der Schriftführer, der die Mitgliederstammsätze pflegt.
Folgende Berechtigungen können in einer Rolle festgelegt werden, wobei entweder zwischen Anzeige- und Änderungsberechtigung oder nur generell die Ausführungsberechtigung unterschieden wird.
Eingabefeld(er) | Bedeutung |
Rolle | Eindeutiger Begriff, alphanumerische Eingabe ohne Sonder- und Leerzeichen. |
Bezeichnung | Textbeschreibung der Rolle, sollte zur Unterscheidbarkeit eindeutig beschrieben sein. |
Mitglieder | Berechtigung zur Mitgliederverwaltung, Kündigungsliste. |
Gruppe | Berechtigung zur Gruppenpflege |
Konten | Berechtigung zur Finanzkontenbearbeitung und -anzeige, Offene-Posten-Liste. |
Arbeitsstunden | Berechtigung zur Arbeitsstundenanzeige und-erfassung. |
Veranstaltungen | Berechtigung zur Veranstaltungseingabe und -anzeige (Hallenbelegungsplan ist für alle offen). |
Benutzer | Berechtigung zur Pflege des Benutzerstamms. Kann unabhängig von den Systemeinstellungen vergeben werden. |
Geschäftspartner | Berechtigung zur Pflege der Geschäftspartner (Debitoren/Kreditoren und Sonstige). |
Kontakte | Berechtigung zur Pflege der Geschäftspartner-Kontakte. |
Buchhaltung | Berechtigung zum Ausführen der Buchhaltung. |
Artikelstamm | Berechtigung zur Pflege der Artikelstämme. |
Rechnungen | Berechtigung zur Erfassung und Weiterverarbeitung von Rechnungen. |
Listen | Berechtigung zum Aufruf aller Listen |
Gruppenlisten | Berechtigung zum Aufruf aller Gruppenlisten |
Kategorielisten | Berechtigung zum Aufruf aller Kategorielisten |
Belegungspläne | Berechtigung zur Anzeige der Belegungspläne. Diese Berechtigung stellt keine echte Berechtigung dar, da der Berechtigungswert nicht in den Programmen abgefragt wird, sondern wirkt sich nur auf das Menü aus, d.h. wenn die Berechtigung nicht gesetzt ist, erscheinen die entsprechenden Menüpunkte nicht. |
Etiketten | Berechtigung zur Etikettengenerierung |
Statistiken | Berechtigung zur Anzeige der Statistiken |
Verbandsmeldungen | Berechtigung zur Übermittlung von elektronischen Mitgliedermeldungen an Verbände |
Betreuerabrechnung | Berechtigung zur Eingabe und Einzelauswertung von Betreuerkosten. |
Prüfung Betreuerabrechnung | Berechtigung zur Prüfung der Betreuerabrechnungen. |
Auswertungen Betreuerabrechnung | Berechtigung zur Auswertung von betreuerübergreifenden Betreuerabrechnungen (monatlich, jährlich). |
Arbeitsstundenabrechnung | Berechtigung zur Durchführung der Arbeitsstundenabrechnung. |
Infomails | Berechtigung zur Versendung von Infomails an Gruppen. Hier ist zu beachten, dass Benutzer, denen eine Betreuerrolle im Benutzerstamm zugeordnet ist, nur Infomails an ihre eigenen Gruppen senden dürfen. |
Infomails Listen | Berechtigung zur Versendung von Infomails an Mitglieder, die über Mitgliederlisten (Mitgliederpflege) selektiert worden sind. |
Infomails Betreuer | Berechtigung zur Versendung von Infomail an Betreuer |
Direkte Mail/SMS Versendung | Berechtigung zur Versendung von Einzel-E-Mails und SMS an beliebige Adressen |
Auswertung Kommunikation | Berechtigung zur Anzeige der Infomails- und SMS- Statistiken. |
Grundeinstellungen | Berechtigung zur Pflege der Grundeinstellungen des Systems |
Systemeinstellungen | Mit dieser Berechtigung lassen sich alle grundlegenden Einstellungen des Systems vornehmen. Um Benutzerrollen pflegen zu können, benötigt man die Systemeinstellung-Berechtigung und die Benutzerpflege-Berechtigung. Die Systemeinstellung-Berechtigung sollten zur Sicherheit des Systems nur sehr wenige Personen im Verein haben. |
Systemeinstellungen Buchhaltung | Berechtigung zur Pflege der Buchhaltungseinstellungen wie Kontenrahmen, Zuordnungstabelle usw. |
Mitgliederexport | Berechtigung zum Export der Mitglieder als Exceltabelle, unabhängig von der Exportberechtigung (Systemeinstellungen). |
Keine Mitgliedereinschränkung über Abt. | Sobald eine Abteilung beim Benutzer eingetragen ist, kann der Benutzer nur noch Daten sehen, die sich auf seine Abteilung beziehen. Durch diese Berechtigung wird das bei der Anzeige der Mitgliederdaten durchbrochen. So kann er auch Mitglieder außerhalb der Abteilung anzeigen. |
Kostenstellenpflege | Berechtigung zur Pflege der Kostenstellen |
Kostenstellenauswertung | Berechtigung zum Aufruf der Kostenstellen-Auswertungsreports |
Kalender | Berechtigung zur Anzeige von Kalendern. Die Vergabe von Pflegeberechtigungen von Kalendern erfolgt über die Einrichtung von Kalendergruppen. |
Verknüpfungsauswertungen | Berechtigung zur Ausführung des Reports zur Auswertung der Objektverknüpfungen (Links). |
Deutscher Sportausweis | Berechtigung zur Datenpflege und -übertragung zum System der DSA Deutschen Sportausweis GmbH. |
Dokumentenverwaltung | Berechtigung zur Anzeige von Dokumenten. Die Vergabe von Pflegeberechtigungen von Dokumenten erfolgt über die Einrichtung von Dokumentarten. |
Kalendergruppen | Zur Vergabe einer Kalender-Pflegeberechtigung müssen in den Systemeinstellungen Kalendergruppen angelegt und einem Kalender zugeordnet werden. Alle Benutzer, welche der gleichen Kalendergruppe zugeordnet sind, können die zugehörigen Kalender pflegen. |
Anzeigen/Ändern Dokumente, Dokumentarten | Die Dokumentart ist das Steuerungsinstrument für die Dokumentenverwaltung (DVS). In den Systemeinstellungen werden Dokumentarten festgelegt und hier den Benutzerrollen festgelegt, für welche Dokumente der Dokumentarten die Benutzer Änderungsrechte und für welche Dokumente der Dokumentarten Anzeigerecht haben.
Im Benutzerstamm können diese Rechte für einzelne Benutzer erweitert werden, indem weitere Dokumentarten ausgewählt werden oder statt Anzeige- auch Änderungsrechte vergeben werden. |
Anzeigen/Ändern Kassenbücher | Es können beliebig vierle Kassenbücher zur Verwaltung von Handkassen o.ä. angelegt werden. Für jedes Kassenbuch können die Berechtigungen einzeln vergeben werden |
Ausführen Benutzerreports | Benutzerreports können mit Hilfe von frei definierbaren Benutzerreportgruppen kategorisiert werden. Die Berechtigung zur Ausführung der Reports lässt sich so über die Zuordnung von Reportgruppen im Benutzerstamm oder Benutzerrolle steuern. |