Ausleihe


Über die Inventargruppen steuern Sie, ob das zugeordnete Inventar zur Ausleihe selektierbar ist. In den Inventargruppen kann die Standardausleihedauer hinterlegt werden. Bei Selektion des Inventars zur Ausleihe errechnet das System in diesem Fall automatisch das Rückgabedatum, was jedoch nur ein Vorschlagswert darstellt und jederzeit überschrieben werden kann.

Automatische Datumsberechnung


Bei Selektion eines Datums über das Kalenderfenster (Datumsselektion), errechnet das System automatisch, zu welchen Zeiten das Inventar nicht verfügbar ist und kennzeichnet dies im Kalender durch einen u.U. mehrtägigen Eintrag. Hierbei wird die verfügbare Stückzahl gegen die Ausleihe, Bestellungen und Vormerkungen verrechnet.

Ausleihe, Bestellung, Vormerkung


Die Bedeutung der Vorgangstypen ist wie folgt:
  • Ausleihe
    Das Inventar wurde ausgegeben und damit ist die eigentliche Ausleihe im Prozess. Die Gebühren und die Kaution werden berechnet.
  • Bestellung
    Die Bestellung ist eine Ausleihe in der Zukunft. Das Inventar ist damit noch nicht ausgegeben, jedoch ist der Ausleihetermin fixiert und die Gebühren und die Kaution werden berechnet.
  • Vormerkung
    Die Vormerkung ist nicht verbindlich. Vormerkungen werden bei der Verfügbarkeitsprüfung nicht berücksichtigt. Bei der manuellen Selektion eines Termins werden Vormerkungen berücksichtigt, d.h. das Inventar wird im Kalender als nicht verfügbar gekennzeichnet.

Gebühren, Kaution


Hinter jedem Gebührenfeld (Ausleihgebühr, Kaution, Verlängerungs- und Überziehungsgebühren) befindet sich eine Checkbox. Wenn ein Häkchen in die jeweilige Checkbox manuell gesetzt wird, interpretiert das System die jeweilige Gebühr als bezahlt (Bei der Rückgabe wird die Kaution als rückgezahlt gewertet) und es werden keine automatischen Aktionen gestartet. Wenn jedoch ein Betrag eingegeben ist und das Häkchen nicht gesetzt wird, werden die Gebühren bzw. die Kaution automatisch auf dem Mitgliederkonto gebucht bzw. rückerstattet.

Inventar-ID, Bemerkung


Das Feld Inventar-ID ist doppelt vorhanden: zum einen im Inventar-Stammsatz und zum anderen im Datensatz der Ausleihe. Dadruch können Sie entscheiden, ob Sie eine größere Anzahl von identischen Inventar-Objekten, wie z.B: Schlüssel als Individuum (Inventar-ID im Inventarsatz) oder als Mengenobjekt (Menge > 1 und Inventar-ID im Ausleihe-Datensatz) führen. Beide IDs werden in der Ausleihenliste angezeigt.

Menüfunktionen


Mit der Funktion "Start Ausleihe" beginnt eine Ausleihe, die wesentlichen Daten der Ausleihe tragen Sie hier ein. Über die Liste der Ausleihen verschaffen Sie sich jederzeit Überblick über die Vormerkungen, Bestellungen (verbindliche Vormerkungen) und bestehenden Ausleihen, sowie Ausleihen, die bereits überfällig sind.
Der Menüpunkt "Überfällige Ausleihen", "Ausleihen Archiv" sind lediglich vorkonfigurierte Versionen der Funktion "Liste Ausleihen".
Aus diesen Listen rufen Sie die Funktion "Ändern Ausleihe" auf, mit der Sie die Ausleihe verlängert können.
"Rückgabe" ist ebenfalls eine Liste der offenen Ausleihen, wobei die Rückgabe-Funktion aus der Liste aufrufbar ist. Nur über diese Funktion lässt sich ein Rückgabedatum eintragen.

Kommunikationsfunktionen


Für die Ausleiher, die gleichzeitig Mitglieder sind, stehen die Kommunikationsfunktionen zur Versendung von Mails, SMS, E-Briefe und zur Erstellung von Adresstabellen zur Verfügung.