Workflow Beitragserhebung

Vorbereitung, erster Schritt: Einrichtung der Systemparameter

Bevor Beiträge eingezogen werden können ist die Beitragsstruktur im System abzubilden. Hierfür müssen Beitragsgruppen angelegt werden und anschließend Tarife mit den Beitragshöhen eingegeben werden. Als nächstes werden die Tarife den Gruppen zugeordnet. Zu diesen Abbildungen im System ist auch ein Videotutorium verfügbar. In der Einleitung wird ebenfalls auf die Beitragsstrukturen/Beitragsberechnung eingegangen.

Vorbereitung, zweiter Schritt: Richtige Eingabe der Mitgliederdaten

Insbesondere bei der Datenübernahme und bei der Neueingabe von Mitgliederstammsätzen muss darauf geachtet werden, dass die verschiedenen Datumsangaben richtig eingegeben werden. In dem Kapitel Beitragsberechnung wird ausführlich auf die Berechnung der Beitragshöhe, sowie der Ermittlung der zu berechnenden Monate eingegangen.

Kontrolle der Beitragshöhen und des anstehenden Lastschriftverfahrens

Da die Berechnung der Beiträge automatisch (Batch-Verfahren) stattfindet, braucht diese nicht per hand angestoßen werden. Jedoch sollte man die Eingaben anhand von verschiedenen Listen überprüfen. Zum einen steht hierfür die Kontenfehlerliste zur Prüfung der Bankdaten und desweiteren die Abrechnungssimulation zur Kontrolle der berechneten Beiträge zur Verfügung. Auch die richtige Eingabe der Stammdaten kann durch die verschiedenen Beiträgelisten überprüft werden.

Abwicklung des Lastschriftverfahrens

In den allg. Parametern wird eingestellt in welchem Monat und an welchen Tag im Monat die Beitragsberechnung stattfinden soll. Das System führt die Berechnung durch und belastet alle Mitgliederkonten mit den fälligen Beiträgen. Anschließend läuft automatisch der Abrechungslauf, bei dem ermittelt wird, welche Mitgliederkonten einen negativen Betrag aufweisen und Lastschriftverfahren vereinbart wurde. Der Abrechnungslauf generiert die Lastschriften, die als SEPA-Datei per E-Mail an den Kassenwart gesendet werden und gleicht die Mitgliederkonten wieder aus.

Abwicklung der Barzahlungen

Mit Hilfe der Offenen-Posten-Liste können die Eingänge der Barzahler jederzeit kontrolliert werden. Da alle Konten der Lastschriftzahler ausgeglichen sind, bleiben logischerweise die Barzahler übrig. Aus der Offenen-Posten-Liste heraus können auf der Bank eingegangene Beitragszahlungen gebucht werden und, wenn die Konten ausgeglichen sind, verschwinden die Mitglieder natürlich aus der Offenen-Posten-Liste.