Mitgliederstammsatz


Die Funktion dient der Pflege der Mitgliederstammsätze.

Es kann entweder sofort die Eingabemaske zur Erfassung eines neuen Mitglieds aufgerufen oder vorhandene Mitglieder selektiert werden. Beim Kopieren eines Mitglieds werden die meisten (Personen-unspezifische) Daten übernommen.
Die Selektion der Mitglieder ist im Abschnitt Selektionsregeln beschrieben.

Eingabefelder der Maske:

Eingabefeld(er)Bedeutung
Mitgliedsnr.Die Mitgliedsnummer wird vom System automatisch vergeben, das Feld ist nicht eingabebereit.
Vorname, NachnameName des Mitglieds, bei Firmen wird der Name in das Feld Nachname gestellt.
Straße, PLZ, Ort, LandAdresse des Mitglieds
Nach Ausfüllen von Vorname, Nachname und Straße erfolgt im Hintergrund eine Prüfung der Daten, ob bereits ein ähnlicher Datensatz vorhanden ist (Doublettenprüfung). Das System toleriert bei der Suche auch ähnliche Schreibweisen bei der Straßenangabe, beispielsweise, wenn ein Leerzeichen fehlt. Das Land muss nur ausgefüllt werden, wenn das Mitglied seine Anschrift nicht im Land des Vereins hat.
Telefon1, Telefon2Festnetz-Telefonanschlüsse
Mobiltel. 1Mobiltelefonnummer1. Die SMS-Versendung erfolgt über die Mobiltelnr. 1.
Mobiltel. 2Zweite Mobiltelefonnummer
E-MailE-Mail Adressliste (mehrere E-Mailadressen mit Komma getrennt)
Verbandsnr.Eindeutig vergebene Nummer des zuständigen Sportverbandes. Das Feld wird in der Volltextsuche berücksichtigt.
DSA-KennzifferVon der Deutschen Sportausweis GmbH vergebene eindeutige Kennziffer. Die Kennziffer findet nur Verwendung, wenn der Verein den Deutschen Sportausweis nutzt.
Zahlung abDatum der erstmaligen Zahlung des Mitgliedsbeitrags.
Hier kann ein Datum eingegeben werden, das vor oder nach dem Eintrittsdatum liegt. In beiden Fällen errechnet das System die "berechnet-bis"-Daten der Gruppen anhand des "Zahlung-ab"-Datums.
Das Datum hat nur beim Hinzufügen eines Mitglieds Einfluss auf die Berechnung.
Beispiel 1: Das Mitglied tritt am 20.4. in den Verein, da es sich um Jahrebeiträge handelt, soll rückwirkend ab dem 1.1. eingezogen werden. Durch Eingabe des "Zahlung ab"-Datums 1.1. setzt das System die "Berechnet-bis"-Daten auf den 31.12. des Vorjahres.
Beispiel 2: Das Mitglied tritt am 1.4. ein, es wurde aber eine Schnuppermitgliedschaft vereinbart. Durch Setzen des "Zahlung ab"-Datums auf den 1.6. setzt das System die "berechnet-bis"-Daten der Gruppen auf den 31.5.
Maximaler AbbuchungsbetragBeim Abrechnungslauf kann durch diese Eingabe der maximale Abbuchungsbetrag begrenzt werden. Dies ist vor allem nützlich, wenn das Mitglied beispielsweise durch Rücklastschriften oder sonstige Beträge, die über das Mitgliedskonto abgewickelt werden, in Rückstand geraten ist und die aufgelaufene Summe nicht auf einmal bezahlt werden kann bzw. möchte.
Die abgegeben Summe muss höher sein als der abzubuchende Beitrag, da sonst eine kontinuierliche Schuldenanhäufung auftreten würde.
ZahlungsartPflichtfeld, in dem zwischen der Zahlungsart "Lastschrift", "Bar/Überweisung" oder "Dauerauftrag" gewählt werden kann. Das System erstellt automatisch Lastschriften, wenn die Zahlungsart "Lastschrift" eingestellt ist. Bei der Zahlungsart "Dauerauftrag" wird automatisch ein Kontenausgleich in Höhe des Beitrages gebucht, es wird also bei dieser Zahlungsart davon ausgegangen, dass das Geld regelmäßig eingeht. Weitere Sollstellungen auf dem Mitgliedskonto müssen manuell ausgeglichen werden.
Familien-ZahlerNummer des Mitglieds, das den Beitrag für die ganze Familie bezahlt. Hierbei kann es zwei Fälle geben:
  1. Es gibt einen Familienbeitrag, es zahlt also ein Mitglied und der Rest der Familie zahlt keinen weiteren Beitrag
    In diesem Fall wird das Familienmitglied nicht zahlungspflichtig, da kein Beitrag anfällt. In diesem Fall dient das Feld zur Dokumentation, wer den Familienbeitrag übernimmt.
  2. Jedes Mitglied ist beitragspflichtig, ein Familienmitglied zahlt jedoch für die Familienmitglieder.
    In diesem Fall müssen die Bankverbindungsdaten beim Familienmitglied nicht erneut eingetragen werden, es werden die Daten mittels der Verknüpfung automatisch vom zahlenden Familienmitglied übernommen. Werden beim Familienmitglied Bankdaten hinterlegt, dann werden diese auch verwendet!
EinmalbetragIn dem Feld kann ein einmalig zu bezahlender Betrag, wie z.B. eine Aufnahmegebühr, hinterlegt werden. Der Betrag wird im ersten Zahlungslauf über das Finanzkonto des Mitglieds abgerechnet. Nach der einmaligen Abrechnung des Betrages dient das Feld nur noch als Dokumentation über diese einmalige Zahlung. Zahlungen, die das Mitglied im Laufe der Mitgliedschaft zu leisten hat und keinen Beitragscharakter haben (keine Wiederholungen der Zahlung), sollten über das Finanzkonto des Mitglieds abgewickelt werden.
Beim Überschreiben des Einmalbetrages wrd das bezahlt-Kennzeichen automatisch wieder zurück gesetzt.
ZahlweiseIndividuell für das Mitglied wird die Zahlungsweise (monatl., vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) vereinbart. In Abhängigkeit des eingestellten Wertes wird der aktuelle Beitrag errechnet und angezeigt (s.u.)
Abw. AbrechnungstagIn den Beitragswesen-Parametern wird der Abrechnungstag des Vereins eingestellt. Um 3:oo Uhr nachts an diesem Tag werden alle Mitglieder auf fällige Beiträge geprüft und anschließend ein Abrechnungslauf gestartet, um die Lastschriften zu generieren.
Um bei einzelnen Mitgliedern früher abrechnen zu können, hinterlegen Sie hier im Mitgliederstammsatz einen abweichenden Abrechnungstag. Damit verschiebt sich der Berechnungstag für die Beiträge automatisch auf den ersten abweichenden Abrechnungstag, um die Beiträge des Mitglieds auf dem Konto verbucht zu haben, bevor die Abrechnung läuft.
ZahlerName des Kontoinhabers
BLZBankleitzahl. Die Bank und damit die Bankleitzahl kann durch Anklicken des Selektionssymbols mit Hilfe eines eingeblendeten Suchfenster ausgewählt werden. Es sind alle von der Bundesbank veröffentlichten Banken und deren Bankleitzahlen hinterlegt. In dem Feld hinter der Bankleitzahl wird zur Kontrolle der Bankname eingeblendet, wenn eine gültige Bankleitzahl eingegeben wurde. Für Schweizer Konten ist die BC-Nr. anzugeben bzw. zu selektieren.
KontoKontonummer
ZinssatzreiheDurch Zuordnung einer Zinssatzreihe wird die Verzinsung des Mitgliedkontos möglich. Die Berechnung und Buchung der Zinsen erfolgt im Bereich "Finanzen".
GeschlechtGeschlecht des Mitglieds
Anrede,AnredezusatzAnrede mit akademischem Titel. Im Anredezusatz können z.B. Berufstitel hinterlegt werden. Diese Titel werden in der Etikettadresse ausgegeben.
EtikettanredeDie Etikettanrede gestattet die Zusammenfassung von Familienmitgliedern für den Etikettenausdruck. Damit werden dem Verein Kosten bei zusammenlebenden Familienmitgliedern gespart, da sie gemeinsam angeschrieben werden. Für den Vertreter der Familie wird eine passende Anrede gewählt, welche die anderen Familienmitglieder einschließt, wie z.B. "Familie" oder "Herrn und Frau" und für die Familienmitglieder, die bei der Anrede mit eingeschlossen wurden, wird "keine eigene Adressierung" gewählt.
GeburtstagGeburtsdatum
EintrittsdatumEintrittsdatum des Mitglieds.
Wird das Datum nicht eingegeben, wird das Tagesdatum automatisch eingesetzt.
(Eintritts-)BriefWenn mittels der Eintrittsliste ein Bestätigungsschreiben zum Eintritt erstellt wurde, erscheint in dem Feld ein Haken zur Kontrolle. Um den Haken wieder zu entfernen, muss das Eintrittsdatum (temporär) gelöscht werden.
KündigungKündigungsdatum. Das ist das Datum, an dem die Kündigung beim Vereinsvorstand eingegangen ist. In den allg. Parametern ist die mögliche Kündigungfrist hinterlegt. Anhand dieser Frist berechnet das System automatisch das Austrittsdatum und trägt dieses in das entsprechende Feld ein. Das Mitglied erscheint damit automatisch auf der Kündigungsliste und kann dort weiter bearbeitet werden.
VerstorbenDas Feld "verstorben" wird in der Maske nur symbolisch mit einem Kreuz gekennzeichet. Beim Setzen eines Häkchens in dem Feld wird sofort das Kündigungsdatum und das Austrittsdatum aus das heutige Datum und in das Feld Austrittsbrief ein Häkchen gesetzt, um letztlich zu verhindern, dass das verstorbene Mitglied in irgend einer Weise noch angeschrieben wird. Bei den Kommunikationsfunktionen werden die verstorbenen Mitglieder auf jeden Fall ausgeschlossen, auch wenn ausgetretene Mitglieder selektiert wurden.
(Austritts-)BriefWenn mittels der Kündigungsliste ein Bestätigungsschreiben zur Kündigung erstellt wurde, erscheint in dem Feld ein Haken zur Kontrolle. Um den Haken wieder zu entfernen, muss das Kündigungsdatum gelöscht werden.
Saldo MitgliedskontoDies ist ein Anzeigefeld zur Information. Es wird der errechnete derzeitige Stand des Finanzkontos zur Information angezeigt.
MahnstufeÜber die Offene-Posten Liste können Mahnungen erstellt und versendet werden. Bei der Erstellung von Mahnungen wird automatisch die Mahnstufe erhöht und im Stammsatz vermerkt. Hier kann die Mahnstufe angezeigt und manuell zurück gesetzt werden. Wenn die Mahnstude auf Null zurück gesetzt wird, wird das letzte Mahndatum ebenfalls zurück gesetzt.
Standardarbeitsstunden, Abw. Arbeitsstunden, Ermäßigter StundensatzIn den allg. Parametern ist die Anzahl Arbeitsstunden hinterlegt, die ein Mitglied unter normalen Umständen zu erbringen hat. Wenn ein Haken in dem Feld gesetzt ist, hat diese Standardarbeitsstundenregelung für das Mitglied Gültigkeit. Wenn aus besonderen Gründen diese Regelung für das Mitglied nicht zutrifft, kann der Haken entfernt und eine abweichende Stundenzahl in dem Feld "Abw. Arbeitsstunden" eingetragen werden. Tipp: die Begründung zur abweichenden Stundenzahl sollte zur Dokumentation im Feld Bemerkungen eingetragen werden. In den allgemeinen Parametern kann auch ein ermäßigter Stundensatz festgelegt werden.
Normalerweise wird dieser ermäßigte Satz nur bis zu einem ebenfalls in den Parametern festgelegten Alter angewandt. Durch Setzen eines Häkchens im Feld "Ermäßigter StdSatz" kann dieser Stundensatz auf jedes beliebige Mitglied angewandt werden.
Funktion/Datum/Datum-bisAus dem Mitgliederstammsatz heraus können maximal drei aktive Funktionen dem Mitglied zugeordnet werden. Sobald ein Enddatum eingesetzt wird, das in der Vergangenheit liegt, verschwindet die Funktion aus dem Stammsatz, bleibt jedoch in der Datenbank erhalten. Über die Mitgliederliste rufen Sie über ein Link je Mitglied die Pflege der Funktionszuordnungen auf. Hierbei können Sie auch historische Zuordnungen sehen und pflegen. Die Zuordnungen dienen auch zur Ermittlung der Ehrenamtsjahre, die in den antsprechenden Listen erscheinen.
BemerkungenIn dem Freitextfeld kann ein 65 KB großer Langtext erfasst werden.
WiedervorlageIn dem Feld können Sie ein Wiedervorlagedatum eingeben, das in der Wiedervorlageliste Verwendung findet.
ermäßigt bisBei Mitgliedern, die Beitragsgruppen mit ermäßigten Beiträgen zugeordnet sind und die das maximale Alter der Beitragsgruppe überschritten haben, können mit Hilfe des Datums eine weitere Ermäßgigung zugeteilt bekommen. Beispiel: Mitglied ist 24 Jahre alt, Beitragsgruppe 'Jugend/Studenten' (bis Alter 17), wird aber auf Grund eines Studiums noch bis Ende des Semesters ermäßigt geführt. Zur Kontrolle dient die Ermäßigten-Kontrollliste.
ZinssatzreiheZur Verzinsung der Mitgliederkonten können Zinssatzreihen hinterlegt werden, die hier für das Mitglied individuell ausgewählt werden.
StatusDurch einen frei definierbaren Mitgliederstatus signalisieren Sie Ihren Vereinskollegen, wie mit den jeweiliegen Mitglied verfahren wird. Beispiel: Alle Mitglieder, die nicht direkt gemahnt werden dürfen, erhalten einen entsprechenden Status, in dem der grund für die Sperrung enthalten ist.
PassbilddateiDieses Feld ist nur sichtbar, wenn Sie in den technischen Parametern eine Dokumentart zur Speicherung der Passbilder ausgewählt haben und die Berechtigung für die Dokumentart vergeben wurde.
Durch Selektion eines Bildes auf dem lokalen Rechner wird das Hochladen des Passbildes angestoßen. Um das Bild in MGVO zu verwalten wird dann automatisch ein Dokumentstammsatz und eine Dokumentversion angelegt. Bei jedem erneuten Hochladen eines Bildes wird eine weitere Dokumentversion angelegt und die letzte Version wird in der Mitgliedermaske angezeigt.
Nach dem Hochladen des Bildes wird das Bild automatisch skaliert, so dass es maximal noch eine Größe von 500*640 Pixel hat.
GruppenDie in der Gruppenpflege festgelegten Gruppen werden hier zur Zuordnung zum Mitglied ausgewählt. Die Anzahl der Zuordnungen ist nicht begrenzt, falls die Anzahl Leerzeilen nicht ausreicht, kann der Stammsatz gespeichert und wieder aufgerufen werden, um weitere Leerzeilen zu erhalten.
StatusDer Status ist auf "aktiv" zu setzen, um die Zuordnung gültig zu machen. Aus Dokumentationsgründen kann eine Zuordnung bestehen bleiben und der Status auf "inaktiv" gesetzt werden. Der inaktive Status führt dazu, dass das Mitglied noch in den Gruppenlisten aufgeführt, jedoch kein Beitrag erhoben wird.
EintrittEintrittsdatum zur Gruppe. Das Eintrittsdatum wird bei der Berechnung des Beitrags berücksichtigt (zukünftiger Eintritt). Bei fehlender Eingabe des Datums wird automatisch beim Hinzufügen eines Mitgliedes das Eintrittsdatum und beim Ändern des Satzes das Tagesdatum übernommen.
BeitragsgruppeNach Auswahl einer Gruppe stehen in dem Feld "Beitragsgruppe" nur noch die Beitragsgruppen zur Auswahl zur Verfügung, die über den der Gruppe zugeordneten Tarif Gültigkeit haben. Auch wenn die Mitgliedsbeiträge nicht gruppenspezifisch erhoben werden, erfolgt hier die Festlegung des Mitgliedsbeitrags, es ist also bei zumindest einer Gruppenzuordnung eine Beitragsgruppe auszuwählen, um einen Beitrag ermitteln und erheben zu können.
Achtung: Der Gruppenstatus muss auf "aktiv" stehen, um Beiträge zu erheben.
Die dynamische Bereitstellung der gültigen Beitragsgruppen erfolgt über die AJAX-Technik.
BeitragEbenfalls über die sogenannte AJAX-Technik wird nach Ausfüllen der Felder Gruppe und Beitragsgruppe automatisch im Hintergrund derfällige Beitrag errechnet und in dem Feld eingeblendet. Der errechnete Beitrag berücksichtigt die ausgewählte Zahlweise (s.o.) und errechnet die Beträge dem entsprechend. Der Feldinhalt kann nicht geändert werden.
SummeSumme aller monatlichen Beiträge. Das Feld ist ein Anzeigefeld.
ber. bisDas Datum, bis zu dem alle Beiträge der Gruppe abgerechnet worden sind. Das Datum markiert jedoch nur die Berechnung auf dem Finanzkonto, Lastschriftrückläufer werden hier nicht berücksichtigt.
Bei der Neueingabe eines Satzes wird das berechnet-bis Datum auf den letzten Tag des Monats vor Eintritt in die Gruppe gesetzt, wenn kein Datum manuell eingegeben wird.
DSA AuswahlDieses Feld erscheint, wenn die Funktionalität "Deutscher Sportausweis" aktiviert wurde. Bei der Meldung der Mitglieder an den Deutschen Sportausweis kann nur für eine selektierte Sportart ein Ausweis für ein Mitglied erstellt werden. Falls nun Mitglieder mehrere unterschiedliche Sportarten gleichzeitig im Vereins ausüben, muss die Hauptsportart (Gruppe) manuell ausgewählt werden.