Rechnungen/Mahnungen

Die Rechnungserstellung ist eine Unterstützungfunktion für den Kassenwart. In vielen Fällen erbringen Vereine kostenpflichtige Leistungen an Externe, z.B.Vermietung von Hallen, Verkauf von Produkten im Sportbereich usw.
Rechnungen von Geschäftspartnern werden nur zur Lastschriftgenerierung angeboten, wenn ein SEPA-Mandatsdatum eingegeben worden ist, um sicherzustellen, dass das Mandat ersteilt worden ist.
Bei Mitgliedern muss entweder ein SEPA-Mandatsdatum eingegeben sein oder es wurde zentral in den Finanzparametern ein Umdeutungsdatum eingepflegt.

Artikel

Dieser wiederkehrende Prozess wird durch die Rechnungserstellung unterstützt, in dem immer wiederkehrende Leistungen als Artikel und wiederkehrende Kunden als Geschäftspartner abgespeichert und Rechnungen erstellt und ausgedruckt werden können. Rechnungen können alternativ auch an Mitglieder gestellt werden.
Die referenzierten Artikelangaben können vollständig als Rechnungsposition überschrieben werden.

Gutschriften

In den Rechnungsarten ist auch eine Gutschrift als Standard-Rechnungsart hinterlegt. Die Summen der Gutschriften können sowohl negativ, als auch positiv sein. In beiden Fällen werden die Gesamtsummen in der Rechnungsliste rot dargestellt und von der Gesamtsumme aller Rechnungen abgezogen.

Externe Rechnungsnummern

MGVO vergibt beim Klicken auf das Selektions-Icon eine externe Rechnungsnummer aus dem Rechnungs-Nummernkreis. Der Nummernkreis werden über die Systemeinstellungen gepflegt.

Positionsüberschriften

In manchen Fällen ist es notwendig eine Reihe von Positionen mit einer Überschrift zu versehen. Hierfür muss ein Artikel als Platzhalter angelegt werden, dessen Daten nach dem Aufruf in der Rechnung vollständig überschrieben werden.
Durch Herausnehmen der Mengeneinheit (leerer Wert) in der Rechnung wird automatisch die Positionsnummerierung ausgeschaltet und die Ausgabe der Beträge unterdrückt.

Status

Mit den drei Status sind auch Aktionen verbunden. Zunächst ist die Rechnung im Status "offen". Es können alle Änderungen vollzogen werden. Wenn der Status "geliefert" gesetzt wird, überprüft das System, ob bestandsgeführte Artikel dabei sind. Falls ja, werden die Bestände um die gelieferten Mengen korrigiert und die Positionen können nicht mehr geändert werden. Im Status "abgerechnet" sind die Rechnungsdaten nicht mehr änderbar.

Zahlungsbedingungen

In den Zahlungsbedingungen lässt sich die Abrechnung von Mitgliederrechnungen über das Mitgliederkonto einstellen. In diesen Fällen erscheint bereits in der Rechnungsliste eine Spalte mit Checkboxen, um die Abrechnung in diesen Fällen zu beschleunigen. Die abzurechnenden Rechnungen sind anzukreuzen und beim Drücken der Schaltfläche "Ausführen" werden die betroffenen Rechnungen gleichzeitig abgerechnet.
Das Löschen von Rechnungen führt nicht zu Korrekturen der Bestände, dies muss manuell vollzogen werden.

Versenden von Rechnungen

Das Versenden von Rechnungen kann manuell, per E-Brief oder per E-Mail geschehen. Die Textbausteine "mail_rechnung" und "sendrech_betreff" können hierfür unter "System -> Basiseinstellungen -> Spezifische Texte" angepasst werden.
Um die Versendung bei einer großen Anzahl von Rechnungen zu beschleunigen, können die betroffenen Rechnungen angekreuzt und mit einem Klick aus "Ausführen" versendet werden.

Mahnungen

Mahnungen werden aus der Mahnungsliste heraus als PDF-Datei erstellt. Mit Hilfe des Links "E-Brief Mahnung" wird die Mahnung unmittelbar als E-Brief ausgedruckt, kuvertiert und versandt.
Bei der Erstellung einer Mahnung wird die Mahnstufe automatisch um eine Stufe hoch gesetzt, bis die dritte Stufe erreicht ist.

Girocode

Auf den Rechnungen wird standardmäßig unterhalb der Rechnungssumme ein Girocode eingefügt. Mit Hilfe des Girocodes lassen sich Überweisungen bequem mit Hilfe einer Banking-App erledigen. Die Handy-Kamera scannt den Girocode, der technisch gesehen ein QR-Code ist, und überträgt die Daten fehlerfrei in die Überweisungsmaske der App. es muss nur noch die TAN ergönzt werden und die Überweisung ist vollständig.
In dem Text ist die Rechnungsnummer enthalten.
In den Finanzparametern kann die Generierung des Girocodes ausgeschaltet werden.

Archivierung von Rechnungen und Mahnungen

Beide Archivierungen erfolgen über das Dokumentenverwaltungssystem. Die Archivierungen erfolgen automatisch, sobald eine Dokumentart unter "System -> Basiseinstellungen -> Allg. Parameter", "DVS/Vorgabewerte" jeweils selektiert wurde. Bei den Mahnungen erfolgt die Archivierung bei Erstellung der Mahnung, bei den Rechnungen beim Setzen des Status "abgerechnet", da dabei die Änderbarkeit der Rechnung abgeschaltet wird.