Zur Erstellung von Rechnungen werden immer wiederkehrende Rechnungspositionen als Artikel in der Datenbank abgelegt. Bei der Rechnungsschreibung können die Artikeldaten individuell verändert werden. Die Daten werden als Rechnungspositionen gespeichert und die Artikeldaten bleiben unverändert.
| Eingabefelder | Bedeutung |
|---|
| Artikelnummer | Die Artikelnummer kann selbst vergeben werden, falls das Feld bei der Neuerfassung leer gelassen wird, vergibt das System autmatisch eine Nummer. |
| Bezeichnung | Artikelbeschreibung
Für die Verwendung als Artikelvorlage (Template) zur Erstellung von Veranstaltungsrechnungen stehen Platzhalter zur Verfügung. Diese sind:
- Veranstaltungsname: <eventname>
- Startdatum: <startdat>
- Enddatum: <enddat>
- Name des Bestellers/Teilnehmer: <tname>
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| Suchbegriffe | Begriffe, die nicht in der Beschreibung vorkommen, jedoch bei der Suche berücksichtigt werden. |
| EAN-Code | Europäische Artikel Nummer. Die Nummer wird bei geplanten Kassenanwendungen Verwendung finden. |
| Artikelgruppe | Einordnung der Artikel in Gruppen, die individuell in der Systemeinrichtung eingestellt werden können. |
| Bestandsführung | Bei aktivierter Bestandsführung werden Bestände automatisch korrigiert, wenn eine Rechnung vom Status "offen" auf "geliefert" oder "abgerechnet" gesetzt wird. In der Rechnung wird gespeichert, dass eine Bestandskorrektur vorgenommen wurde. |
| Lager-Mengeneinheit | Mengeneinheit des Artikels im Lager. Die Mengeneinheiten können in der Systemeinrichtung ergänzt werden. |
| Bestandsmenge | Menge des Artikels im Lager, gemessen in Lager-ME. |
| Preis/ME | Preis des Artikels bezogen auf die jeweilige Mengeneinheit in der gleichen Zeile. Damit können je Gebinde (= Mengeneinheit) unterschiedliche Preise festgelegt werden. Es ist der Verkaufspreis, der in der Rechnung vorgeschlagen wird. |
| Alternative Mengeneinheiten / Umrechnungsfaktoren |
Um Entnahmen in der Bestandsführung korrekt zu behandeln, werden Umrechnungsfaktoren in Zusammenhang mit einer möglichen Kehrwertbildung verwendet.
Die Grundannahme lautet, dass alternative Mengeneinheiten größere Einheiten als die Lagereinheit sind.
Beispiel:
Artikel: Riesling-Wein.
Lager-ME: Flaschen.
Alternative ME: Kartons mit je 6 Flaschen. Einstellung im System: Umrechnungsfaktor: 6, kein Kehrwert.
Ausgeschenkt wird der Wein jedoch auch in Gläsern. Aus einer Flasche Wein können fünf Gläser gefüllt werden.
Alternative ME: Gläser. Einstellung im System: Umrechnungsfaktor: 5, Kehrwert eingeschaltet
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| Verkaufs-ME | Mengeneinheit, die standardmäig vorgeschlagen wird, wenn der Artikel in der Rechnung selektiert wurde. In der Rechnung kann dann die Mengeneinheit manuell geändert werden und es wird der zugehörige Preis automatisch eingesetzt. |
| Standard Verkaufsmenge | Manche Artikel werden immer in einer Standardmenge in Rechnung gestellt. Diese Standardmenge kann hier eingestellt werden. Sie wird automatisch bei der Rechnungsschreibung als Vorschlagswert übernommen. |
| Meldebestand mit Mengeneinheit | Es kann hier ein Bestand eingegeben werden, bei dessen Unterschreitung eine Systemmeldung erzeugt wird und der Artikel auf der Meldeliste erscheint. |
| MWSt.-Satz | Mehrwertsteuersatz, der in die Rechnung übernommen wird. |
| gültig-ab/gültig-bis | Zeitraum, innerhalb der Artikel Gültigkeit hat. Außerhalb des Gültigkeitszeitraums wird der Artikel nicht mehr zur Selektion angeboten. |
Generische Artikel werden für alle gebuchten Karten aller Kategorien verwendet. Aus diesem Grund stehen Platzhalter zur Verfügung, um die Artikelbeschreibung universell zu gestalten.
Beispiel: "Seminar <eventname>, <preiskat>". Das wird in der Rechnung beispielsweise "Seminar Rock-n-Roll, Erwachsene".
Neben den genannten Platzhaltern stehen noch <startdat> und <enddat> zur Verfügung.
und dessen Kategorien zuordnen. Durch diese Zuordnung steht der Artikel der jeweiligen Registrierkassenanwendung zum Buchen zur Verfügung. Wenn bei der Layoutzuordnung ein Preis eingegeben wird, hat dieser Gültigkeit. Bleibt der Preis bei 0,00 hat der Standardpreis Gültigkeit.