Verfahren zur Beitragsberechnung

Es ist wichtig zu verstehen, dass im Gegensatz zu anderen Programmen bei MGVO die Beiträge in einem Zwei-Schritt-Verfahren berechnet und abgerechnet werden. Das Verfahren wird ausführlich in dem Kapitel Workflow Beitragserhebung erläutert.

Beitragsberechnung

In einem nächtlichen Programmlauf, dessen Starttag Sie in den allg. Parametern bestimmen, werden im ersten Schritt alle fälligen Beiträge errechnet und auf den Mitgliederkonten gebucht. Diese Buchungen können vor dem Termin durch die Funktion "Finanzen -> Simulationen -> Simulation Beitragsberechnung" geprüft werden.

Abrechnungslauf (Lastschrifterstellung)

Dieser zweite Schritt wird im Anschluss an die Beitragsberechnung ebenfalls automatisch ausgeführt. Dabei werden die negativen Salden der Mitgliederkonten durch Erstellung von Lastschriften und Gegenbuchungen automatisch entlastet. Da negative Salden durch unterschiedlichste Belastungen, also auch andere als Beiträge, zustande kommen können, kann bei der Entlastungsbuchung kein eindeutiger Verursachungsgrund mehr angegeben werden.

Schritte der Beitragsberechnung

Das System ermittelt monatlich an einem vorgegebenen Abrechnungstag, der in den allg. Parametern festgelegt ist, alle fälligen Beiträge der Mitglieder und bucht sie auf den Finanzkonten der Mitglieder. Wenn in den Mitgliederstammsätzen ein abweichender Abrechnungstag eingegeben wurde, wird zusätzlich an dem kleinsten der abweichenden Abrechnungstermine eine Beitragsberechnung durchgeführt, so dass bei diesen Mitgliedern ein Beitrag zur Abrechung zur Verfügung steht. Unter Listen -> allgemeine Listen finden Sie eine Liste mit allen Mitgliedern, bei denen abweichende Abrechnungstermine eingegeben wurden.
Zu dem Thema finden Sie auch mehrere Videotutorien.
Bei der Berechnung und Abrechnung wird wie folgt vorgegangen:

Im Mitgliederstammsatz wird überprüft, ob ein einmalig zu zahlender Betrag fällig ist. Falls ja, wird dieser Betrag auf das Finanzkonto gebucht und das Bezahlt-Kennzeichen gesetzt.
Es wird der Status der Gruppenzuordnung überprüft. Wenn dieser "passiv" ist, wird kein Beitrag erhoben, auch nicht für die Gruppe "Passiv".
Der Gruppenstatus "passiv" bedeutet, dass das Mitglied der Gruppe zwar noch zugeordnet ist, jedoch unabhängig von der eingestellten Beitragsgruppe keinen Beitrag zahlt.
Pro Gruppe wird das "berechnet-bis" als Basis zur Berechnung verwendet. Wenn das Gruppeneintrittsdatum vor dem "berechnet-bis" Datum liegt, wird ab dem Gruppeneintrittsdatum berechnet.
In den allg. Parametern kann eine Verzögerung der Beitragsberechnung eingestellt werden, die bei nicht-monatlicher Zahlung berücksichtigt wird. Die Verzögerung legt fest, dass nicht am Anfang der neuen Abrechnungsperiode (Viertel-/Halbjahr oder Jahr) die Beiträge erhoben werden, sondern erst x Monate nach Periodenbeginn.
Es wird das Periodenende ermittelt, bis zu dem das Mitglied zu zahlen hat. In Abhängigkeit der Zahlweise kann dies das Ende des Monats, des Vierteljahrs, des Halbjahres oder des Jahres sein.
Bei Jahresbeiträgen wird mit Hilfe des eingestellten ersten Monats des Geschäftsjahres (allg. Parameter) der Anfang und damit das Ende des Geschäftsjahres und der zu berechnenden Periode ermittelt.
Es wird aus dem Anfangs- und Endtermin die Anzahl Monate berechnet, die das Mitglied zu bezahlen hat. Wenn das Mitglied während des Monats beigetreten ist, wird der laufende Monat nur dann berechnet wenn mehr als 15 Tage, also etwas die Hälfte des Monats, noch übrig bleibt, der Eintritt also in der ersten Hälfte stattgefunden hat.
Bei Mitgliedern, die nachträglich erfasst werden und nachträglich einen vollen Periodenbeitrag zahlen sollen, muss darauf geachtet werden, dass die Datumsfelder auf den Anfang der Berechnungsperiode gesetzt werden.
In Abhängigkeit der Zahlweise wird der zu zahlende Betrag pro festgelegtem Zeitraum (Monatl. viertelj, usw.) gelesen. Die Beträge müssen ja nicht unbedingt zeitproportional sein, Näheres siehe Tarife. Insbesondere für Fördervereine wurde die Möglichkeit geschaffen, individuelle Jahresbeiträge im Mitgliederstammsatz zu hinterlegen.
Der Beitrag wird aus Zeit und Beitrag pro Zeit errechnet und auf dem Finanzkonto gebucht.
Die Gruppen mit monatlicher Sonderabrechnung werden nun separat abgerechnet. Dabei werden auch nachträglich zu berechnende Beiträge ermittelt und gebucht. Beispielsweise triit ein Mitglied in eine solche Gruppe bereits im Vormonat ein. Das System ermittelt als erstes Datum den 1. des Vormonats und als Periodenende den letzten Tag des laufenden Monats.

Beispiele:

Monatliche Abrechnung, Gruppeneintritt des neuen Mitglieds am 18.4.
Beim Abrechnungslauf im Mai wird nur der Juni-Beitrag für das Mitglied erhoben, da vom Monat April bereits weniger als 15 Tage übrig war.
Jährliche Abrechnung, 1. Monat des Geschäftsjahres: Mai, Eintritt eines neuen Mitglieds am 24.7., das Mitglied soll den vollen Jahresbeitrag bezahlen
Lösung: das Zahlungs-ab Datum wird auf den 1.5. gesetzt. Das System berechnet automatisch bei der Erfassung des Mitglieds das "Berechnet-bis"-Datum 30.4.
Bei der Berechnung wird das "bezahlt-bis" Datum wird neu auf den 31.4. des Folgejahres gesetzt. Die Konten werden jeden Monat auf fällige Beträge geprüft.
Jährliche Abrechnung, Abrechnungsmonat Juli, Eintritt eines neuen Mitglieds am 19. Juni
Ohne weitere Angaben setzt das System das Eintrittsdatum und den Gruppeneintritt auf das Tagesdatum der Erfssung, also muss das Eintrittsdatum bei einer Erfassung nach dem 19. Juni eingegeben werden.
Vom Monat Juni ist weniger als 15 Tage übrig, so dass das System den Monat nicht mehr berücksichtigt, dem Mitglied wird der Jahresbeitrag des Folgejahres berechnet, was gleichbedeutend mit einem Eintritt am 1. Juli wäre.
Jährliche Abrechnung, Geschäftsjahr vom 1.1.-31.12., Beitragserhebung erst im Mai.
Aus der Erfahrung der vergangenen Jahre werden die Beiträge am 14. des Monats eingezogen, da die meisten Mitglieder des Vereins erst dann über ausreichend Kontodeckung verfügen. Der Abrechnungstag wird somit auf 14 gesetzt.
Historisch bedingt wird der Jahresbeitrag, der eigentlich im Januar fällig wird, im Mai nach der Hauptversammlung erhoben. In den Parametern wird der erste Monat des Geschäftsjahres auf Januar gesetzt, um Abgrenzungsproblematiken in der Buchhaltung zu umgehen. Als Berechnungsverzögerung werden vier Monate eingegeben, so dass das System am 14. Mai die Jahresbeträge berechnet und bucht. Im Februar nachträglich eingegebene Neuzugänge des Vorjahres mit abzurechnenden Beiträgen des Vorjahres werden am 14. März vom System trotzdem bis Ende der letzten Periode, also 31.12. Vorjahres, berechnet und gebucht.
Vierteljährliche Abrechnung, Einzug der Beiträge zur Mitte des Quartals
Der Abrechnungstag wird auf Mitte des Monats, also auf den 15. festgelegt, die Berechnungsverschiebung auf einen Monat, so dass in Summe ca. 6 Wochen nach Periodenbeginn die Beitragserhebung stattfindet.