Dokumente

Die integrierte Dokumentenverwaltung erlaubt das zentrale Speichern von Dokumenten zum Austausch innerhalb der angelegten Systembenutzer und zur sicheren Archivierung.
Die Strukturierung der Ablage erfolgt über die Dokumentarten, die in den Systemeinstellungen angelegt werden. Auch die Berechtigungsvergabe erfolgt über die Dokumentarten.
Neben einer Bezeichnung kann eine ausführliche Beschreibung des Dokumentes eingegeben werden. Bei der Suche nach Dokumenten über den Suchbegriff wird eine Volltextsuche über die Bezeichnung und die Beschreibung ausgeführt.

Durch Setzen des Häkchens "Öffentliches Dokument" erscheint automatisch nach dem Speichern ein Link auf die höchste Version des Dokuments, der überall außerhalb von MGVO verwendet werden kann.

Tipp: Beim Verwalten von Textdokumenten kann statt einer manuellen Eingabe von Beschreibungstext einfach mit Kopieren und Einfügen (Cut&Paste) der Originaltext aus dem Bearbeitungsprogramm in das Beschreibungsfeld kopiert werden. Hierbei gehen zwar die Formatierungen verloren, der Text steht jedoch für die Volltextsuche komplett zur Verfügung.

Die Dokumentliste enthält zur einfachen Handhabung einen "Download"-Link zur direkten Anzeige des Dokuments. Hierbei wird die neueste Dokumentversion (höchste Versionsnummer) heran gezogen.
Die unteren drei Felder der Eingabemaske dienen zum Hochladen des eigentlichen Dokumentes und zur Anlage einer neuen Dokumentversion. Bei jedem Hochladen wird automatisch eine neue Dokumentversion angelegt. Dies verhindert das unabsichtliche Überschreiben von Dokumenten und erschließt die Möglichkeit, auf alte Dokumentstände noch zugreifen zu können.

Unterhalb der Eingabemaske werden alle vorhandenen Dokumentversionen aufgelistet, hierbei werden einige Dokumentangaben sowie der bei dem Hochladen eingegebenen Versionskommentar angezeigt.
Der Versionskommentar ist nachträglich nicht mehr änderbar.

Dokumentliste

Bei vorhandender Berechtigung für die jeweilige Dokumentart können Dokumente einzeln oder in größerer Anzahl gleichzeitig gelöscht werden. Der Link "Löschen" löscht das jeweilige Dokument. Um mehrere Dokumente in einem Aufruf löschen zu könen, selektieren Sie die Dokumente durch Setzen eines Häkchens neben dem Löschen-Link. Am Ende der Liste befindet sich, wie üblich, auch ein Kästchen, mit dessen Hilfe Sie alle anderen Häkchen setzen können. Das Löschen führen Sie durch, indem Sie den Button "Löschen" am Ende der Liste drücken.