Dokumentarten


Im Rahmen der Systemeinstellungen werden Dokumentarten als Ordnungskriterium für die abzulegenden Dokumente und als Strukturierungsmerkmal für Berechtigungen festgelegt.
Die Berechtigung, Dokumente zu ändern, wird dokumentartspezifisch entweder im Benutzerstamm oder in den Benutzerrollen eingestellt.

Die Vergabe der Berechtigungen kann erst nach Definition der Dokumentarten stattfinden und das Verwenden der Dokumentarten (Auswahlliste beim Hinzufügen und Suchen der Dokumente) kann erst nach Vergabe der Berechtigungen stattfinden!

Beispiele für Dokumentarten sind: "Protokolle Vorstandssitzung", "Planungsunterlagen Vereinsheim", "Finanzamtbescheinigungen".

Für jede einzelne Dokumentart kann gewählt werden, ob die Dokumente verschlüsselt oder unverschlüsselt gespeichert werden. Der Standardwert ist unverschlüsselt. Die Verschlüsselung und Entschlüsselung benötigt etwas Zeit und kann insbesondere bei der Anzeige zu leichten Verzögerungen kommen.

Die Dokumentliste kann nach der hier getroffenen Vorlage sortiert werden. So ist es beispielsweise bei Protokollen wichtiger nach Datum zu sortieren, bei einer Dokumentenbibliothek eher nach Bezeichnung. Die Sortierung kann in der Liste trotzdem verändert werden.